Signaturfortschritt & Erinnerungsfunktion
💡 Auf einen Blick
In sproof sign haben Sie den Status Ihres Dokuments sowie den Fortschritt der einzelnen Empfänger:innen stets im Blick. Beim Einrichten der Einladung können Sie bereits automatische Erinnerungen festlegen. Um den Unterschriftenlauf nach dem Aussenden zu beschleunigen, können Sie die Erinnerungsfunktion nutzen und einzelne Empfänger:innen auf ausständige Aktionen hinweisen. Außerdem können Sie den Chat verwenden, um Ihren Empfänger:innen Erinnerungen zu senden oder wichtige Informationen zum Dokument mitzuteilen.
📑 Schritt für Schritt Anleitung
1. Automatische Erinnerungen & Fälligkeit einrichten
Bevor Sie ein Dokument/eine Dokumentenmappe an Empfänger:innen versenden, können Sie ein Fälligkeitsdatum und ein Erinnerungsdatum einrichten:
Laden Sie wie gewohnt ein Dokument hoch, fügen Sie Empfänger:innen und Formularfelder hinzu und richten Sie die E-Mail-Einladung ein. Sie sollten nun im vierten Schritt “Weitere Einstellungen“ des Einlade-Prozesses angelangt sein.
Aktivieren Sie optional die Checkbox “Erinnerungsdatum festlegen” und wählen Sie ein Datum und eine Häufigkeit aus. Ab diesem Datum werden automatische Erinnerungs-Mails in der angegebenen Frequenz an die Empfänger:innen gesendet.
Aktivieren Sie optional die Checkbox “Fälligkeitsdatum festlegen“ und wählen Sie ein Datum aus. Bis zu diesem Stichtag müssen die Empfänger:innen ihre Aktion(en) ausführen. Danach können keine Unterschriften mehr hinzugefügt werden.
Das Einstellungen zu Erinnerungen und Fälligkeit können Sie nach dem Versenden des Dokuments jederzeit anpassen:
Öffnen Sie das Dokument und gehen Sie in den Reiter “Empfänger:innen”.
Klappen Sie den Bereich “Erinnerungs-Einstellungen“ auf.
Klicken Sie bei den Erinnerungen oder der Fälligkeit auf den Button “Bearbeiten” und ändern Sie die Einstellungen.
Klicken Sie auf “Änderungen speichern”, um die Anpassungen zu übernehmen.
2. Signaturfortschritt ansehen
Nachdem Sie ein Dokument/eine Dokumentenmappe an Personen versendet haben, können Sie den Fortschritt im Dashboard oder im Editor einsehen:
Im Dashboard in der Dokumentenliste zeigt die Spalte “Dokumentenstatus” den Gesamtstatus des Dokuments an. Beachten Sie, dass der Status eines Dokuments immer abhängig ist vom Status der Empfänger:innen, die mit dem Dokument interagieren. Beispiel: Der Status wechselt erst zu „Abgeschlossen“, wenn alle 5 von 5 Personen das Dokument signiert haben.
Wenn Sie Ihre Maus über den Status eines Dokuments bewegen, wird in einem Tooltip eine Beschreibung des Status angezeigt.
Nutzen Sie optional die Filter, um Dokumente nach einem bestimmten Status zu filtern.
In der Spalte “Fortschritt” in der Dokumentenliste sehen Sie den Status der einzelnen Empfänger:innen auf dem Dokument. Die ersten beiden Personen werden namentlich angezeigt. Eine vollständige Liste der Empfänger:innen sehen Sie, wenn Sie Ihre Maus über die Namen der Personen bewegen.
Wenn Sie ein Dokument im Editor öffnen und zum Reiter “Empfänger:innen” navigieren, sehen Sie ebenfalls eine Liste aller Empfänger:innen des Dokuments inkl. Status.
3. Nachträglich Erinnerungen senden & Chat verwenden
Wenn Sie alle Empfänger:innen auf etwas hinweisen möchten, können Sie den Chat verwenden:
Öffnen Sie das entsprechende Dokument im Editor.
Klicken Sie auf den Reiter “Chat”, wenn Sie eine Nachricht an alle Empfänger:innen des Dokuments im Chat versenden möchten. Die Empfänger:innen erhalten eine E-Mail, dass eine neue Chat-Nachricht eingetroffen ist.
Geben Sie in die Textzeile eine Nachricht ein und schicken Sie sie ab, indem Sie auf den runden Button mit dem Papierflieger-Symbol klicken.
Hinweis: Der Chat ist erst verfügbar, nachdem Sie das Dokument an andere versendet haben.
Wenn Sie einzelne Empfänger:innen an Ihre Aktion (z.B. ausstehende Signatur) erinnern möchten, können Sie die Erinnerungsfunktion verwenden:
Rufen Sie den Reiter “Empfänger:innen” auf, scrollen Sie nach unten zu den Empfänger:innen und suchen Sie die entsprechende Person in der Liste.
Klicken Sie bei der Person rechts auf das Pfeil-Symbol
, um die Empfänger:innen-Einstellungen zu öffnen.
Klicken Sie dort auf den Button “Einladung erneut senden”. Der:Die Empfänger:in erhält die Einladungs-E-Mail erneut. Diese Aktion können Sie nur alle zehn Stunden ausführen.