Formulare vorbereiten
💡 Auf einen Blick
Ein Formular in sproof sign ist ein Dokument mit Eingabefeldern. Formulare können in sproof sign hochgeladen, erstellt und ausgefüllt werden. So können Sie eine Vielzahl an Anwendungsfällen abdecken und effizient abwickeln. Formulare, die Sie regelmäßig benötigen, können Sie zudem als Vorlage speichern und wiederverwenden.
Formularfelder können entweder einer bestimmten Person zugewiesen werden, sodass nur diese Person das Feld ausfüllen kann oder aber den Status “Nicht zugewiesen” haben. Diese Felder können von jeder Person, die auf dem Dokument die Rolle “Unterzeichner:in” hat, ausgefüllt werden – allerdings nur so lange, bis die erste Person das Dokument unterschreibt. Denn mit der Unterschrift werden die Daten von Formularfeldern auf dem Dokument festgeschrieben. Mehr Informationen zum Ausfüllen von Formularfeldern finden Sie im Modul “Formulare ausfüllen”.
📑 Schritt für Schritt Anleitung
1. Formularfelder auf dem Dokument platzieren
Wenn Sie Formularfelder hinzufügen möchten, die keiner bestimmten Person zugewiesen sind oder selbst noch etwas auf dem Dokument ergänzen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
Laden Sie wie gewohnt ein Dokument/eine Dokumentenmappe hoch.
Klicken Sie in der rechten Sidebar auf den Eintrag “Dokument bearbeiten”.
Dort finden Sie eine Auswahl an Formularfeldern mit einem grauen Farbindikator. Die Farbe zeigt an, dass diese Felder niemandem zugewiesen sind.
Platzieren Sie die gewünschten Felder per Drag & Drop oder mit einem Doppelklick auf dem Dokument.
Haben Sie das Formularfeld platziert, können Sie es mithilfe der Pfeiltasten auf Ihrer Tastatur verschieben oder Ihre Maus gedrückt halten und das Feld an die gewünschte Stelle ziehen.
Hinweis: Felder dieser Art sind keiner bestimmten Person zugewiesen und können später von jeder Person, die das Dokument signieren muss, ausgefüllt werden – aber nur so lange, bis der:die erste Empfänger:in das Dokument unterschreibt. Dann werden die Daten von nicht zugewiesenen Formularfeldern festgeschrieben. Felder, die bis dahin nicht ausgefüllt wurden, sind auf dem Dokument nicht ersichtlich.
Tipp: Das Formularfeld “Text (Fixiert)” platziert einen schreibgeschützten Text auf dem Dokument, welcher von anderen Personen nicht geändert werden kann. Diese Art von Formularfeld eignet sich gut dafür, wenn Sie auf einem Dokument noch einen Text ergänzen möchten, bevor sie es versenden.
Wenn Sie Formularfelder für sich selbst platzieren möchten, gehen Sie wie folgt vor:
Laden Sie wie gewohnt ein Dokument/eine Dokumentenmappe hoch.
Klicken Sie in der rechten Sidebar auf den Eintrag “Selbst unterschreiben”.
Nachdem Sie eine Signaturart und einen Stil ausgewählt haben, können Sie im dritten Schritt “Unterschriften & Formularfelder” Formularfelder platzieren.
Platzieren Sie die gewünschten Formularfelder mit Drag & Drop oder per Doppelklick auf dem Dokument. Einige Formularfelder sind bereits mit Ihren Daten aus den Profil-Einstellungen befüllt (z.B. Name, E-Mail, Firma, Datum). So sparen Sie Zeit, indem Sie häufig verwendete Daten nicht extra eingeben müssen.
Wenn Sie ein Formularfeld mit einem Klick auf dem Dokument auswählen, werden Aktionen für das Feld angezeigt:
Klicken Sie auf das Stift-Symbol
, um die Einstellungen für das Formularfeld zu öffnen.
Klicken Sie auf das Kopieren-Symbol
, um das Formularfeld inkl. Inhalt zu duplizieren.
Klicken Sie auf das A+ Symbol
, um die Schriftgröße zu vergrößern.
Klicken Sie auf das A- Symbol
, um die Schriftgröße zu verkleinern.
Klicken Sie auf das Mülleimer-Symbol
, um das Formularfeld zu löschen.
Hinweis: Wenn Sie auf diese Art Formularfelder platzieren, müssen Sie das Dokument im Anschluss auch unterschreiben. Ansonsten werden die Daten aus den Formularfeldern nicht auf dem Dokument festgeschrieben.
Wenn Sie Formularfelder für Ihre Empfänger:innen hinzufügen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
Laden Sie wie gewohnt ein Dokument/eine Dokumentenmappe hoch.
Klicken Sie in der rechten Sidebar auf den Eintrag “Empfänger:innen”.
Fügen Sie im ersten Schritt Empfänger:innen hinzu und klicken Sie auf den Button “Weiter”.
(Optional) Wenn Sie zuvor unter “Dokument bearbeiten” Formularfelder hinzugefügt haben, die niemandem zugewiesen sind, werden Sie gefragt, ob Sie diese nun jemandem zuweisen möchten.
Im zweiten Schritt können Sie nun Signatur-, Initialen- und Formularfelder für jede:n Unterzeichner:in hinzufügen. Im Dropdown oben sehen Sie, welche Person gerade ausgewählt ist.
Zusätzlich können Sie in der Leiste über dem Dokument kontrollieren, wie viele Formularfelder Sie für eine Person gesetzt haben.
Die Anzahl der gesetzten Formularfelder für eine Person sehen Sie auch an den Indikator-Symbolen
in der linken Sidebar bei der Miniaturansicht der Seiten.
Nachdem Sie mit der ersten Person fertig sind, klicken Sie auf den Button “Nächste:r Empfänger:in” oder wählen Sie im Dropdown oben die nächste Person aus. (nur anwendbar, wenn es mehr als ein:en Unterzeichner:in gibt)
Wiederholen Sie dies so lange, bis Sie für alle Unterzeichner:innen mindestens eine Signatur-/Initialenposition und. ggf. weitere Formularfelder gesetzt haben.
Sie können die Zuweisung eines Formularfeldes ändern, indem Sie in die Einstellungen für das Feld gehen oder es auf dem Dokument ausfählen und direkt im Dropdown die Zuweisung anpassen.
Klicken Sie anschließend auf den Button “Weiter”.
Durchlaufen Sie die weiteren Schritte und versenden Sie die Einladungen an Ihre Empfänger:innen.
Hinweis: Jede:r Empfänger:in hat einen eindeutigen Farbindikator, sodass sich Formularfelder leicht voneinander unterscheiden lassen.
Hinweis: Sie können nur Formularfelder für Personen mit der Rolle “Unterzeichner:in” hinzufügen.
2. Formularfeld Einstellungen
Für alle Felder, außer dem Signatur- bzw. Initialfeld können Einstellungen getroffen werden. Gehen Sie wie folgt vor:
Platzieren Sie das gewünschte Formularfeld auf dem Dokument.
Wenn das Feld ausgewählt ist, klicken Sie auf das Stift-Symbol
In der rechten Sidebar können Sie nun Einstellungen treffen:
Aktivieren Sie die Checkbox “Erforderlich”, um ein Feld zu einem Pflichtfeld zu machen.
Aktivieren Sie die Checkbox “Mehrzeilig“, um mehr als eine Zeile Text für das Formularfeld zuzulassen.
Im Feld “Inhalt” können Sie das Formularfeld ausfüllen.
Im Feld “Schriftgröße” können Sie die Schriftgröße einstellen.
Für einige Felder (z.B. Checkboxen, Auswahlfelder,…) gibt es noch spezifische Einstellungen, welche für diese Art von Feld notwendig sind.
3. Ein Dokument mit bestehenden Formularfeldern hochladen
Wenn Sie ein Dokument mit bereits vorhandenen Formularfeldern hochladen, werden diese von sproof sign erkannt. Gehen Sie wie folgt vor:
Laden Sie das Dokument mit den vorhandenen Formularfeldern in sproof sign hoch.
Ein Fenster wird geöffnet. Wählen Sie eine der folgenden Möglichkeiten:
Felder übernehmen: Die Formularfelder werden übernommen und als nicht-zugewiesene Felder (grau) auf dem Dokument platziert. Sie können später jemandem zugewiesen oder direkt ausgefüllt werden.
Felder festschreiben: Wenn die Formularfelder bereits in einem anderen Tool (z.B. Adobe Acrobat Reader) ausgefüllt wurden, können Sie die eingegebenen Daten direkt auf dem Dokument festschreiben. Sie können danach nicht mehr bearbeitet werden.
Felder löschen: Alle erkannten Felder und ihr Inhalt werden vom Dokument entfernt.
→ Detallierte Informationen zum Ausfüllen von Formularfeldern finden Sie im Modul “Formulare ausfüllen”.