💡 Auf einen Blick

Mithilfe der Stapelsignatur können Sie beliebig viele Dokumente auf einmal signieren. Sie funktioniert mit der sproof FES oder der sproof QES. Wenn Sie mehrere Dokumente auf dem Stapel qualifiziert unterzeichnen, müssen Sie den zweiten Faktor nur ein Mal bestätigen – und sparen viel Zeit! Sie können Einzeldokumente sowie Dokumente, die Teil einer Mappe sind, mit wenigen Klicks auf den Stapel legen und wieder entfernen. Den Stapel selbst unterschreiben Sie mit nur einem Klick.

Unter folgenden Voraussetzungen können Sie die Stapelsignatur nutzen:

• Sie haben eine User+ Lizenz

• Für QES: Sie verfügen über eine Identifikation bei der sproof internen qualifizierten Signatur. Standardmäßig erfolgt dies über die in sproof Sign integrierte Lösung von Swisscom.

• Für jedes Dokument auf dem Stapel ist mindestens eine Signaturposition festgelegt. Unabhängig davon, ob Sie mit der FES oder der QES signieren möchten.

Die Anbieter der sproof QES können im Rollenmanagement von Swisscom auf ID Austria oder Deutscher Personalausweis geändert werden. Plan-Mitglieder können diese Anbieter für Stapelsignaturen nutzen, sofern dies im Rollenmanagement durch eine benutzerdefinierte Rolle explizit konfiguriert wurde.

Da die Konfiguration von Standardrollen nicht verändert werden kann, ist die Stapelsignatur mit ID Austria oder dem Deutschen Personalausweis für Plan-Admins sowie Plan-Mitglieder mit sproof Standardrollen nicht möglich. In diesen Fällen müssen Dokumente mit diesen spezifischen Anbietern einzeln signiert werden.

📑 Schritt für Schritt Anleitung

Dokumente auf den Stapel legen / vom Stapel entfernen

Um ein zu signierendes Dokument auf den Stapel zu legen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie ein Dokument und klicken Sie auf “Selbst unterschreiben”. Wählen Sie die Fortgeschrittene Signatur (FES) oder die sproof Qualifizierte Signatur (QES) als Signaturstandard aus und platzieren Sie mindestens eine Signaturposition auf dem Dokument. Wenn es sich um eine Einladung handelt, hat ggf. der:die Sender:in bereits den Standard und die Signaturpositionen festgelegt.

2. Sie können das Dokument rechts unten nun direkt unterschreiben oder es mit einem Klick auf den Button “Zum Stapel hinzufügen“ auf dem Stapel ablegen.

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3. Sie werden automatisch zum Unterschriftenstapel im Dashboard weitergeleitet.

4. Dort sehen Sie alle Dokumente, die auf dem Stapel liegen. Das Stapel-Symbol neben dem Dokumentennamen bedeutet, dass dieses Dokument auf dem Stapel liegt. Das eIDAS Symbol daneben bedeutet, dass ein Dokument qualifiziert signiert wird.

Sie können ein Dokument auch ausgehend vom Dashboard auf den Stapel legen:

1. Klicken Sie im Dashboard auf “Alle Dokumente”.

2. Verwenden Sie optional den Filter “Bereit für Stapelsignatur” , um Ihre Dokumentenliste nach geeigneten Dokumenten für den Stapel zu filtern.

3. Wenn ein Dokument für den Stapel geeignet ist, wird ein Stapel-Symbol mit einem Plus bei den Aktionen angezeigt. Klicken Sie auf das Symbol, um das Dokument auf den Stapel zu legen.

4. Wenn sich ein Dokument bereits auf dem Stapel befindet, erkennen Sie dies am Stapel-Symbol neben dem Dokumenten-Namen.

Open

Um ein Dokument vom Stapel zu entfernen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie in der Dokumentenliste auf das Stapel-Symbol mit dem Minus , um das Dokument vom Stapel zu entfernen.

2. Alternativ können Sie es im Editor öffnen und im Reiter “Selbst unterschreiben” auf den Button “Vom Stapel entfernen” klicken.

Open

Dokumente auf dem Stapel signieren

Um alle Dokumente auf dem Stapel gleichzeitig zu unterschreiben, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie im Dashboard links auf den Menüeintrag “Unterschriftenstapel”.

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2. Sie sehen eine Liste aller Dokumente auf dem Stapel. Dokumente, bei denen ein blaues Schloss angezeigt wird, werden qualifiziert unterschrieben. Dokumente ohne Schloss werden fortgeschritten unterschrieben.

3. Überprüfen Sie noch einmal, ob die richtigen Dokumente am Stapel liegen und klicken Sie dann rechts oben auf den Button "Stapel unterschreiben".

4. Wenn alle Dokumente auf dem Stapel fortgeschritten unterschrieben werden, ist keine weitere Aktion von Ihnen notwendig. Alle Dokumente wurden erfolgreich signiert.

5. Sobald mindestens ein Dokument auf dem Stapel qualifiziert signiert werden muss, werden Sie in einem Dialog aufgefordert, den Vorgang auf Ihrem Mobiltelefon abzuschließen. Bestätigen Sie dafür die Authentifizierungsanfrage in der jeweiligen App (Mobile ID App, ID Austria App) mit Ihrem Fingerabdruck oder Face ID.

6. Nach dem erfolgreichen Signieren ist der Stapel wieder leer und kann erneut befüllt werden. Die erfolgreich signierten Dokumente werden im Dashboard als “signiert” bzw. Ihr Signaturfortschritt auf “signiert” geändert.