Selbst signieren, Genehmigen, Betrachten
💡 Auf einen Blick
In sproof sign können Sie ein Dokument bzw. eine Dokumentenmappe entweder signieren, genehmigen oder betrachten. Dies wird über Rollen geregelt: Als ”Unterzeichner:in” sind Sie berechtigt, ein Dokument zu signieren. Die Rolle “Genehmiger:in” bedeutet, dass Sie das Dokument nicht unterschreiben, aber ansehen und anschließend Ihre Freigabe erteilen müssen. Als “Betrachter:in” dürften Sie ein Dokument nur ansehen und können keine Aktionen ausführen. Als Sender:in eines Dokuments/einer Mappe geben Sie diese Rollen für Ihre Empfänger:innen vor. Bei Dokumentenmappen kann ein:e Empfänger:in für jedes Dokument in der Mappe ein andere Rolle innehaben. Sie können sich auch selbst zu einem Dokument als Empfänger:in hinzufügen und sich selbst eine Rolle zuteilen. Dies wird häufig in Kombination mit einer Reihenfolge umgesetzt, wenn Sie z.B. als letzte Instanz das Dokument genehmigen möchten.
📑 Schritt für Schritt Anleitung
Der Editor
Bevor die drei Aktionen “Signieren”, “Genehmigen” und “Betrachten” beschrieben werden, erklären wir Ihnen, wie Sie sich im sproof sign Editor zurecht finden. Sie gelangen in den Editor, indem Sie ein Dokument aus Ihrem Dashboard öffnen oder selbst hochladen:
Aktionen ausführen: In der rechten Sidebar können Sie Aktionen ausführen, wie z.B. selbst unterschreiben, Formularfelder platzieren, Personen einladen oder Nachrichten im Chat versenden.
Zoom-Einstellungen: Mithilfe der drei runden Buttons können Sie die Größe der Dokumente im Editor anpassen
Editor verlassen: Klicken Sie links oben in der Navigationsleiste auf das Pfeil-Symbol
oder das sproof Logo, um zurück ins Dashboard zu gelangen.
Auto save: sproof speichert Ihre Änderungen automatisch. Das Wolke-Symbol
zeigt an, dass Ihre Änderungen erfolgreich gespeichert wurden. Während dem Speicher-Vorgang, verwandelt sich das Symbol in zwei drehende Pfeile
. Wenn Probleme beim Speichern auftreten, sehen Sie ein Symbol mit einer durchgestrichenen Wolke
.
User Aktionen: Klicken Sie auf Ihr Profilbild, um das User-Aktions-Menü zu öffnen.
Dokument herunterladen: Klicken Sie auf den Button “Download”, um den aktuellen Stand des Dokuments (inkl. bereits angebrachter Signaturen) als PDF herunterzuladen.
Vorschau: Der “Vorschau”-Button zeigt das Dokument so an, wie es heruntergeladen aktuell aussehen würde.
Seiten-Miniaturansicht: Die linke Sidebar zeigt die Seiten des Dokuments/der Dokumente als Miniaturansicht an. In einer Dokumentenmappe können Sie in diesem Bereich Dokumente in einen Anhang umwandeln oder aus der Mappe entfernen. Um den Bereich ein- oder auszuklappen, klicken Sie auf das Dokument-Symbol mit der Zahl daneben
.
Dokument/Mappe umbenennen: Klicken Sie auf das Stift-Symbol
, um den Namen des Dokuments/der Mappe zu ändern.
Signieren
Dokument selbst hochladen und unterschreiben
Wenn Sie berechtigt sind, selbst Dokumente hochladen und signieren zu können, gehen Sie wie folgt vor:
Wenn Sie angemeldet sind, klicken Sie in der Leiste oben auf den Button “Dokument hochladen”.
Klicken Sie in das graue Feld, um Ihre Datei(en) hinzuzufügen oder ziehen Sie sie per Drag & Drop in das Feld. Klicken Sie anschließend auf “Jetzt starten“. Das Dokument wird im Editor geöffnet.
Hinweis: sproof unterstützt eine Vielzahl an Dateiformaten. Beim Hochladen werden die Dateien automatisch in ein PDF konvertiert.
Um das Dokument zu unterzeichnen, klicken Sie in der rechten Sidebar auf den ersten Eintrag “Selbst unterschreiben”.
Wählen Sie zuerst Ihren gewünschten Signaturanbieter bzw. Standard (EES, FES, QES) mit einem Klick aus. Sie können nach einem konkreten Anbieter suchen oder nach Land filtern.
-> Mehr über Signaturarten und -anbieter erfahren Sie in den Modulen E-Signaturstandards und eID Schnittstelle (eID Hub).
Anschließend können Sie einen Stil für Ihre Signatur und Ihre Initialen auswählen oder einen neue Stile erstellen. Ihre Unterschrift wird im ausgewählten Stil auf das Dokument “gedruckt”.
-> Mehr über Signaturstile erfahren Sie im Modul Signaturstile erstellen.
Im letzten Schritt können Sie Signatur- und Formularfelder auf dem Dokument platzieren (per Drag & Drop oder per Doppelklick). Es muss mindestens ein Signatur- oder Initialfeld platziert werden.
-> Mehr über Formularfelder erfahren Sie im Modul Formulare vorbereiten.
Klicken Sie abschließend auf den Button “Jetzt signieren”.
Wichtig: Wenn Sie das Dokument qualifiziert unterzeichnen, müssen Sie die Signatur mit dem entsprechenden zweiten Faktor abschließen. Fertig!
Eingeladen werden, ein Dokument zu signieren
Wenn Sie von einer anderen Person eingeladen wurden, ein Dokument zu signieren, gehen Sie wie folgt vor:
Öffnen Sie das Dokument über den Link in der Einladungs-E-Mail oder von Ihrem Dashboard aus. Sie landen direkt im Reiter “Selbst unterschreiben”.
Wählen Sie unter “Art der Signatur” den gewünschten Signaturanbieter bzw. standard – sofern dieser nicht von dem:der Sender:in festgelegt wurde.
Wählen Sie unter “Signatur-Stil” den gewünschten Stil aus – sofern Ihr Plan Admin keinen bestimmten Stil vorgesehen hat.
Im dritten Reiter “Unterschriften & Formularfelder” sehen Sie eine Liste der auszufüllenden Formularfelder. Diese können Sie direkt auf dem Dokument oder im Schnellzugriff ausfüllen. Eine Anleitung zum Ausfüllen von Formularfeldern finden Sie im Modul “Formulare ausfüllen“.
Wenn Sie alle (Pflicht-)Felder ausgefüllt haben, klicken Sie auf den Button “Jetzt signieren”. Wichtig: Wenn Sie das Dokument qualifiziert unterzeichnen, müssen Sie die Signatur mit dem entsprechenden zweiten Faktor abschließen. Fertig!
Wenn Sie ein Dokument nicht unterschreiben wollen, klicken Sie auf den Button “Ablehnen”.
Genehmigen
Wenn Sie eingeladen wurden, ein Dokument zu genehmigen, gehen Sie wie folgt vor:
Öffnen Sie das Dokument über den Link in der Einladungs-E-Mail oder von Ihrem Dashboard aus.
Navigieren Sie in der rechten Sidebar in den Reiter “Genehmigen”.
Lesen Sie das Dokument sorgfältig durch und klicken Sie auf den Button “Genehmigen”, um Ihre Freigabe zu erteilen.
Betrachten
Wenn Sie eingeladen wurden, ein Dokument zu betrachten, gehen Sie wie folgt vor:
Öffnen Sie das Dokument über den Link in der Einladungs-E-Mail oder von Ihrem Dashboard aus.
Fertig – Da Sie das Dokument nur ansehen und keine Aktionen ausführen können, ist Ihre Aufgabe erledigt. Sie können den Fortschritt des Dokuments weiter verfolgen.