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Dokumente verwalten / Dashboard

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    💡 Auf einen Blick

    Das Dashboard in sproof sign ist der zentrale Ort für die Verwaltung Ihrer Signaturprozesse. Hier können Sie Dokumente suchen, filtern, organisieren und deren Status verfolgen oder manuell anpassen. Es bietet eine umfassende Übersicht über alle ein- und ausgehenden Dokumente und ermöglicht eine effiziente Steuerung Ihrer Arbeitsabläufe.

    📑 Schritt für Schritt Anleitung

    1. Aufbau des Dashboards

    1. Nachdem Sie sich angemeldet haben, werden Sie automatisch in das Dashboard weitergeleitet. Vom Editor oder den Einstellungen aus können Sie mit einem Klick auf das sproof Logo jederzeit zurück ins Dashboard navigieren.

    2. Klicken Sie in der linken Sidebar auf “Alle Dokumente”, um in die Dokumentenansicht zu gelangen. In der Dokumentenansicht werden alle Dokumente, die Sie versenden oder die Ihnen zugesandt werden, gesammelt.

    Dokumentenansicht in sproof sign mit Möglichkeiten zum Suchen, Sortieren, Filtern und Hochladen von Dokumenten.

    1. Sie können die Einträge in der Dokumentenliste nach Name und Erstellungsdatum sortieren.

    2. Um nach Dokumenten zu suchen, geben Sie einen Suchbegriff direkt in das Suchfeld rechts oben ein.

    3. Mit einem Klick auf „Alle Filter“ Alle Filter-Button können Sie Ihre Dokumente nach Status oder anderen Kriterien filtern. Häufig genutzt Filter können mit einem Klick auf das Stern-Symbol Star icon to favorise filters favorisiert werden.

    Academy-DE_Dashboard-2.png

    1. Neben dem Button “Alle Filter” finden Sie den Filter “Zeitraum” Academy-DE_Dashboard-6.svg, um Dokumente in einer bestimmten Zeitspanne anzuzeigen.

    2. In der Sidebar links oder in der Filter-Leiste können Sie Dokumente auch nach Labels Label icon filtern. Sie können beliebig viele Labels erstellen und diese Ihren Dokumenten individuell zuweisen.

    2. Die Dokumentenliste verwenden

    Jedes Dokument ist ein eigener Eintrag in der Dokumentenliste:

    Academy-DE_Dashboard-4.png

    1. Ganz links sehen Sie eine Miniaturansicht des Dokuments bzw. der Dokumente (bei Mappen). Das Icon mit dem Pfeil an der unteren Ecke der Miniaturansicht zeigt an, ob es sich um ein erhaltenes Dokument Icon for received documents oder ein von Ihnen versendetes Dokument Icon for sent documents handelt.

    2. Neben der Miniaturansicht des Dokuments sehen Sie den Dokumentennamen und den:die Ersteller:in des Dokuments. Das Stapel-Symbol Icon for documents that are on the stack daneben zeigt an, dass sich das Dokument auf dem Stapel befindet und zur Signatur bereit ist. Zur Stapelsignatur gibt es eine eigene Anleitung.

    3. Rechts neben dem Namen und dem:der Ersteller:in wird das Erstellungsdatum und die Uhrzeit angezeigt, gefolgt vom Status des Dokuments. Wenn Sie mit der Maus über das Symbol fahren, wird ein Infofenster mit der genauen Beschreibung des jeweiligen Status angezeigt.

    4. Neben dem Status sehen sie, mit wem das Dokument geteilt wurde und ob die Empfänger:innen bereits die erforderlichen Aktionen durchgeführt haben.

    5. Wenn Sie ein Dokument unterzeichnen sollen und über eine Business Lizenz (User / User+) verfügen, können Sie es mit einem Klick auf das Stapel-Symbol mit einem Plus ic_stacksignature-add.svg auf den Stapel legen und mit einem Klick auf das Stapel-Symbol mit einem Minus ic_stacksignature-remove.svg wieder vom Stapel entfernen.

    6. Mit einem Klick auf das Glocken-Symbolic_notifications-1.svg können Sie die Benachrichtigungs-Emails stumm schalten.

    7. Klicken Sie auf das Auge-Symbol Icon to open the preview, um die Dokumentenvorschau zu öffnen.

    8. Mit einem Klick auf das Download-Symbolic_download.svg können Sie den aktuellen Status des Dokuments inkl. der bestehenden Signaturen als PDF herunterladen.

    9. Mit einem Klick auf das drei-Punkte-Symbolic_more-horizontal.svg öffnet sich das Aktions-Menü, wo sie alle weiteren Aktionen für ein Dokument finden.

    Academy-DE_Dashboard-5.png