💡 Auf einen Blick

Damit Dokumente digital signiert werden können, ist bei sproof sign eine Konvertierung in das PDF-Format erforderlich. Verschiedene Dateiformate – darunter Word, Excel und PDF – werden automatisch umgewandelt, um die Signaturprozesse reibungslos und rechtssicher durchführen zu können.

Zudem unterstützt sproof sign das Format PDF/A, das sich speziell für die langfristige, unveränderbare Archivierung eignet. Damit sind Ihre signierten Dokumente auch in Zukunft normkonform und lesbar.

📑 Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Unterstützte Dateiformate beim Upload

Aktuell können Sie folgende Dateitypen bei sproof sign hochladen:

Microsoft Word-Dokumente (.doc, .docx)
Microsoft Excel-Dateien (.xls, .xlsx)
PDF-Dateien
OpenOffice-Dateien (sofern kompatibel)

Diese Formate werden beim Hochladen automatisch in ein PDF-Dokument konvertiert, um die digitale Signatur zu ermöglichen.

2. Hinweise zur automatischen PDF-Konvertierung

Die Umwandlung erfolgt serverseitig und dient der Standardisierung für die Signaturprozesse.
Nicht alle Originalformate sind normiert – insbesondere bei Excel-Dateien ist Vorsicht geboten:
- Achten Sie bitte auf den korrekt gesetzten Druckbereich, da die Umwandlung standardmäßig auf ein DIN-A4-Seitenformat erfolgt.

3. Verwendung von PDF/A für Langzeitarchivierung

sproof sign unterstützt das PDF/A-Format zur Einhaltung von Archivierungsrichtlinien. PDF/A ist ein ISO-standardisiertes Format, das speziell für die unveränderbare und langfristige Archivierung digitaler Dokumente entwickelt wurde.

Vorteile von PDF/A:

Garantierte Unveränderbarkeit der Inhalte
Langfristige Lesbarkeit durch standardisierte Struktur
Hohe Kompatibilität mit Archivsystemen und Prüfbehörden

4. Wissenswertes zur Erstellung von PDF/A

Bei der Erstellung von PDF/A-Dokumenten sind einige Besonderheiten zu beachten:

Alle visuellen Elemente (z. B. Logos, Schriftarten, Bilder) müssen eingebettet sein.
Dynamische oder interaktive Inhalte (z. B. Formularfelder, eingebettete Medien) sind nicht zulässig.
Es kann zusätzlicher Aufwand entstehen, wenn das Ausgangsdokument stark visuelle oder variable Komponenten enthält.

Wenn Sie Hilfe bei der Vorbereitung Ihrer Dokumente oder der Verwendung des PDF/A-Formats benötigen, wenden Sie sich gerne an unser Support-Team oder Ihren Customer Success Manager.