Sie können in sproof Sign verschiedene Intervalle (30, 60, 90, 120, 150, 180 oder 365 Tage) festlegen, sowie Löschregeln basierend auf dem Status eines Dokuments definieren.

Genau die selben Einstellungen, die Sie für sich vornehmen können, können Sie als Plan-Admin auch für Ihre Plan-Mitglieder verwalten.

Sie können unter Einstellungen > Löschkonzept > Einstellungen für Teammitglieder verschiedene Intervalle (30, 60, 90, 120, 150, 180 oder 365 Tage) festlegen, sowie Löschregeln basierend auf dem Status eines Dokuments definieren.

Dabei wird zwischen folgenden Dokumenten Status unterschieden:

• Abgeschlossene Dokumente: Dokumente, die vollständig unterzeichnet oder bearbeitet wurden.

• Nicht abgeschlossene Dokumente: Dokumente, die noch auf Unterschriften oder weitere Bearbeitung warten.

• Entwürfe: Dokumente, die noch bearbeitet werden und noch nicht versendet wurden.

Standardmäßig ist die automatische Löschung deaktiviert. Alternativ können Sie festlegen, dass die User:innen diese Option selbst konfigurieren.

Open

Der Timer für ein Dokument beginnt mit dem Hochladen. Bei jeder Aktualisierung des Dokuments, beispielsweise durch eine Unterschrift, wird der Zähler zurückgesetzt und beginnt wieder bei Null.

Sie erhalten eine E-Mail mit einer Liste aller Dokumente, die in den nächsten 10 Tagen gelöscht werden. Nach Ablauf dieser 10-tägigen Frist werden die Dokumente endgültig gelöscht.

Beispiel für die Löschlogik: Angenommen, Sie haben die automatische Löschung auf 30 Tage eingestellt.

1. Sie laden ein Dokument hoch. Der Timer beginnt bei Null. Nach 10 Tagen laden Sie zwei Empfänger ein, das Dokument zu unterzeichnen.

2. Durch die Einladung der Empfänger wird das Dokument aktualisiert. Der Zähler wird zurückgesetzt und beginnt wieder bei Null.

3. Der erste Empfänger unterzeichnet noch am selben Tag, der zweite Empfänger jedoch erst am 29. Tag. In der Zwischenzeit erhält der Administrator am 20. Tag eine E-Mail über die geplante Löschung in 10 Tagen.

4. Wenn der zweite Empfänger unterschreibt, wird das Dokument erneut aktualisiert und der Zähler auf Null zurückgesetzt.

5. Sie haben nun weitere 30 Tage Zeit, um das Dokument weiter zu bearbeiten. Wenn Sie es danach unverändert lassen, wird es nach 20 Tagen zum Löschen vorgemerkt und der Administrator erhält erneut eine E-Mail. Nach weiteren 10 Tagen wird es endgültig gelöscht.