Workflows erstellen & verwalten
💡 Auf einen Blick
Mithilfe von Workflows können Sie sämtliche Einstellungen beim Einholen von Signaturen und Freigaben speichern, um diese später wiederzuverwenden. Sie können nicht nur einzelne Dokumente, sondern auch ganze Dokumentenmappen oder sogar Platzhalter für zukünftige Dokumente in einem Workflow hinterlegen. Sie können Workflows speichern, erstellen, aktualisieren, mit dem Team teilen und vieles mehr.
📑 Schritt für Schritt Anleitung
1. Was ist ein Workflow in sproof sign?
Mithilfe von Workflows können Sie wertvolle Zeit sparen, indem Sie sämtliche Einstellungen beim Einholen von Signaturen und Freigaben speichern, um diese später wiederzuverwenden.
Sie finden die Workflows in Ihrem Dashboard unter Kontakte und Workflows. Navigieren Sie dann in den dritten Tab Workflows. Dort finden Sie alle Workflows als Listeneinträge. In der Spalte „Komponenten“ werden mehrere Icons angezeigt. Diese stehen für die Einstellungen, die Sie für den jeweiligen Workflow getätigt haben.
Folgende Parameter können Sie in einem Workflow speichern:
Dokument(e), Dokumentenmappen, Dokumenten-Platzhalter und Signatur-/Formularfelder
Empfänger:innen (konkrete Personen und Personenplatzhalter)
Reihenfolge der Unterschriften
Einstellung, dass nur eine Person aus einer Signaturrunde signieren muss
Rollen der einzelnen Empfänger:innen (Unterzeichner:in, Betrachter:in, Genehmiger:in)
Erforderlicher Signaturtyp (FES, QES)
Automatische Erinnerungen und Fälligkeitsdatum
Einladungsnachricht
Zusätzliche Einstellungen (z. B. Erlaubnis zum Weiterleiten, Einladungssprache, etc.)
2. Signaturprozess als Workflow speichern
Sie können den Prozess zum Einholen von Unterschriften wie gewohnt durchlaufen. Nach dem Versenden der Einladung werden Sie gefragt, ob Sie Ihre Prozess-Schritte als Workflow speichern möchten. Gehen Sie wie folgt vor:
Klicken Sie auf den Button „Als Workflow speichern“.
Geben Sie Ihrem Workflow einen eindeutigen Namen.
Wählen Sie jene Parameter aus, die Sie für Ihren Workflow speichern möchten.
Klicken Sie auf „Workflow speichern“.
3. Neuen Workflow erstellen
Mit dem smarten Workflow-Editor erstellen Sie einen Workflow, ohne vorab ein Dokument hochladen zu müssen. Öffnen Sie dafür im Dashboard den Bereich Kontakte & Workflows > Workflows und klicken Sie auf „Workflow erstellen“. Der Workflow-Editor wird daraufhin geöffnet und funktioniert wie folgt:
Workflow benennen: Geben Sie Ihrem Workflow oben links einen eindeutigen Namen.
Struktur & Sidebar: Der Editor folgt der gewohnten Logik, startet jedoch ohne Dokument. Die Menüpunkte in der Sidebar sind teilweise angepasst.
Dokument hinzufügen (optional): Ein Workflow kann auch ohne Dokument gespeichert werden. Funktionen wie Formularfelder stehen jedoch nur mit hochgeladenem Dokument zur Verfügung. Klicken Sie dazu auf „Dokument zum Workflow hinzufügen“.
4. Beispielhafte Einrichtung eines Workflows
Empfänger:innen hinzufügen: Personen hinzufügen, Reihenfolge und Rollen festlegen, Signatur- und Formularfelder platzieren. Erinnerungen, Fälligkeit und Einladungstext optional direkt mitkonfigurieren. Mit „Fertig“ zurück zum Editor.
Dokument bearbeiten: Dokument vorbereiten und Formularfelder oder schreibgeschützten Text einfügen. (Details im Academy-Modul Formularfelder verwenden)
Erinnerungen & Fälligkeit: Shortcut zu den Fristen- und Erinnerungsoptionen. Nur nötig, wenn nicht bereits bei den Empfänger:innen definiert.
Einladungs-Einstellungen: Shortcut zu Sprache, E-Mail-Text und Weiterleitungsoptionen, ebenfalls nur relevant, wenn noch nicht im Schritt davor festgelegt.
5. Sonderfunktion: Der Personenplatzhalter
Personenplatzhalter stehen für Empfänger:innen, deren Identität erst beim Verwenden des Workflows festgelegt wird. So können Sie alle Rollen, Felder und Einstellungen bereits vorbereiten – auch wenn die konkreten Personen noch nicht bekannt sind.
Typische Anwendungsfälle:
Die konkrete Person steht beim Erstellen des Workflows noch nicht fest.
Unterschiedliche Personen übernehmen regelmäßig dieselbe Rolle.
Beispiel: Ein Dienstvertrag soll immer von der Geschäftsführung und dem:der Arbeitnehmer:in unterschrieben werden – die konkreten Namen legen Sie später fest.
So funktioniert’s:
Personenplatzhalter finden Sie beim Hinzufügen von Kontakten ganz oben in der Liste.
Sie verhalten sich wie reguläre Kontakte und erscheinen in der Empfängerliste.
Benennen Sie Platzhalter eindeutig (z. B. „Arbeitnehmer:in“, „Geschäftsführung“) – so behalten Sie beim Zuweisen im späteren Workflow den Überblick.
6. Workflows mit Dokumentenmappen & Platzhaltern (Neu)
Mit dieser neuen Funktion können Sie jetzt mehrere Dokumente in einem Workflow bündeln. Zusätzlich lassen sich Platzhalter einsetzen, falls beim Erstellen des Workflows noch nicht feststeht, welche Dokumente später genau verwendet werden sollen. So bleiben Ihre Workflows flexibler und lassen sich einfacher vorbereiten.
Dokumentenmappen im Workflow: Im Workflow-Editor können Sie anstelle eines einzelnen Dokuments mehrere Dokumente hochladen und als Mappe anordnen. Alle Einstellungen wie Empfänger:innen, Formularfelder und Reihenfolgen gelten dann für die gesamte Mappe.
Dokumenten-Platzhalter verwenden: Wenn Sie einen wiederkehrenden Prozess (z. B. Onboarding) als Workflow anlegen, aber das spezifische Dokument (z. B. der individuelle Arbeitsvertrag) bei jeder Ausführung anders ist, nutzen Sie einen Dokumenten-Platzhalter.
Klicken Sie im Workflow-Editor entweder direkt auf “Patzhalter ersetzen” oder auf “Dokumente hinzufügen” und anschließend auf “Dokumentenplatzhalter hinzufügen”.
Konfigurieren Sie den Workflow wie gewohnt mit Empfänger:innen und Einstellungen.
Wenn Sie den Workflow später verwenden, werden Sie aufgefordert, das konkrete Dokument für den Platzhalter hochzuladen.
7. Workflows verwenden
Sie haben mehrere Möglichkeiten, einen Workflow zu starten. Der erste Weg führt über das Dashboard unter Kontakte und Workflows > Workflows:
Option 1: Klicken Sie auf einen Listeneintrag, um die Detailansicht zu öffnen, und klicken Sie dann auf „Workflow verwenden“.
Option 2: Klicken Sie auf das 3-Punkte-Icon im Listeneintrag und wählen Sie „Workflow verwenden“.
Option 3 (im Editor): Öffnen oder laden Sie ein Dokument hoch, gehen Sie zu Empfänger:innen und wählen Sie im Suchfeld „Aus Kontakten und Workflows auswählen“. Fügen Sie den gewünschten Workflow hinzu.
Wenn Sie einen Workflow verwenden, wird immer ein neuer Dokumenteneintrag erstellt, der Workflow selbst bleibt unverändert. Alle Einstellungen werden übernommen, können aber für die aktuelle Ausführung noch angepasst werden.
8. Platzhalter zuweisen (Personen & Dokumente)
Personenplatzhalter: Gehen Sie zum Reiter "Empfänger:innen". Ein Dialogfenster fordert Sie auf, eine reale Person für den Platzhalter auszuwählen. Wiederholen Sie dies für alle Platzhalter.
Dokumenten-Platzhalter:
Starten des Workflow über das Dashboard: Wenn Ihr Workflow einen Dokumenten-Platzhalter enthält, werden Sie nach dem Starten des Workflows aufgefordert, das für diesen Durchlauf gültige Dokument hochzuladen.
Starten des Workflow über den Editor: Wenn Sie über den Editor einen Workflow verwenden, werden die aktuellen Einstellungen des Einlade-Workflows überschrieben.
9. Workflows aktualisieren
Im Editor bearbeiten: Wählen Sie im Dashboard über die Detailansicht oder das 3-Punkte-Menü „Workflow bearbeiten“. Der Workflow-Editor wird geöffnet, und Sie können die gewünschten Parameter ändern. Klicken Sie abschließend auf „Workflow speichern“.