💡 Auf einen Blick

Das Einholen von Signaturen und Freigaben ist eine zentrale Funktion in sproof sign und wird durch eine Vielzahl von Features und Einstellungsmöglichkeiten unterstützt. Sie können dabei nicht nur einzelne Dokumente, sondern auch ganze Dokumentenmappen oder Workflows mit Dokumenten-Platzhaltern verwenden, um Ihre Prozesse noch flexibler zu gestalten. So können Signatur- und Freigabeprozesse sehr individuell gestaltet werden.

📑 Schritt für Schritt Anleitung

1. Workflow starten und Dokumente vorbereiten

Anstatt den Prozess jedes Mal manuell zu starten, können Sie auf vordefinierte Workflows zurückgreifen.

• Workflow mit vordefinierten Dokumenten oder Mappen: Wählen Sie im Dashboard unter Kontakte & Workflows einen bestehenden Workflow aus. Wenn dieser bereits ein Dokument oder eine Dokumentenmappe enthält, werden diese automatisch in den Editor geladen. Sie können direkt mit der Konfiguration der Empfänger:innen fortfahren.

• Workflow mit Dokumenten-Platzhalter (NEU): Manche Workflows sind so angelegt, dass der Prozess standardisiert ist, das Dokument selbst aber variabel bleibt (z.B. bei individuellen Verträgen).

  1. Wählen Sie einen Workflow, der einen Dokumenten-Platzhalter enthält.

  2. Nach der Auswahl werden Sie direkt aufgefordert, das spezifische Dokument für diesen Vorgang hochzuladen.

Open

2. Empfänger:innen hinzufügen und Platzhalter zuweisen

Nachdem Ihr Dokument bzw. Ihr Workflow geladen ist, können Sie die Empfänger:innenliste finalisieren.

• Umgang mit Personenplatzhaltern: Wenn der von Ihnen gewählte Workflow Personenplatzhalter enthält (z. B. „neue:r Mitarbeiter:in“), müssen Sie diese nun einer konkreten Person zuweisen. Diese Platzhalter stehen für Rollen im Signaturprozess, die bei jeder Anwendung des Workflows von einer anderen Person besetzt werden können.

  1. Im Reiter „Empfänger:innen“ wird der Platzhalter angezeigt.

  2. Klicken Sie auf den Platzhalter, um eine Person aus Ihren Kontakten auszuwählen oder eine neue E-Mail-Adresse einzugeben.

  3. Bestätigen Sie die Zuweisung. Alle für diesen Platzhalter vordefinierten Einstellungen (Rolle, Signaturfelder etc.) werden automatisch auf die zugewiesene Person übertragen.

3. Empfänger:innen und allgemeine Workflow-Einstellungen anpassen

Nachdem Ihr Dokument bzw. Ihr Workflow geladen ist, können Sie den Signaturprozess flexibel steuern:

Reihenfolgen festlegen:

1. Bestimmen Sie, in welcher Reihenfolge die eingeladenen Personen interagieren müssen.

2. Mit einem Klick auf das 3-Punkte-Icon können Sie Einstellungen für die jeweilige Runde vornehmen. Zum Beispiel können Sie festlegen, dass nur eine Person aus dieser Runde stellvertretend für die anderen Personen signieren/genehmigen muss.

Open

E-Signaturstandard festlegen: Definieren Sie den für alle Signierenden geltenden Standard (z.B. FES oder QES).

4. Einstellungen für einzelne Empfänger:innen

Klicken Sie auf den Pfeil rechts neben einer Person, um individuelle Anpassungen vorzunehmen:

1. Persönliche Daten anpassen: Über das Stift-Icon können Sie z.B. den Namen korrigieren.

2. Rolle festlegen: Weisen Sie die Rollen „Unterzeichner:in“, „Betrachter:in“ oder „Genehmiger:in“ zu. Wichtig: Nur signierende und genehmigende Personen beeinflussen den Abschluss des Workflows.

3. Signaturmodus: Über diese Einstellung können Sie festlegen, dass der/die Empfänger:in vor Ort unterschreiben muss.

4. Individuelle Signaturart: Diese Einstellung überschreibt den globalen Signaturstandard für das Dokument nur für diese Person.

5. Via Fastlane einladen: Sie können den/die Empfänger:in via Fastlane einladen.

6. Empfänger:in entfernen: Über den roten Button können Sie die Person aus dem Workflow löschen.

Open

5. Platzieren von Signaturpositionen und Formularfeldern

1. Empfänger:in auswählen: Nutzen Sie das Dropdown-Menü, um zwischen den verschiedenen Personen zu wechseln und deren Felder zu platzieren.

2. Signatur- und Initialenfelder: Platzieren Sie mindestens ein Signatur- oder Initialenfeld für jede:n Unterzeichner:in. Beide gelten als gleichwertige Signaturen.

3. Weitere Formularfelder: Fügen Sie per Drag & Drop weitere, personenspezifische Felder hinzu (z.B. Textfelder, Datum).

Open

6. Einstellungen für die Einladung per Mail

1. Betreff: Legen Sie einen aussagekräftigen Betreff fest.

2. Allgemeiner Text: Legen Sie eine einheitliche Nachricht für alle Empfänger:innen fest.

3. Individuelle Nachricht: Verfassen Sie zusätzlich eine persönliche Nachricht, die nur einer bestimmten Person angezeigt wird.

Open

7. Erinnerungen, Fälligkeitsdatum und zusätzliche Einstellungen

1. Fristen setzen: Definieren Sie ein Erinnerungsdatum (Startpunkt für automatische Erinnerungen) und/oder ein Fälligkeitsdatum (Endpunkt für die Signaturmöglichkeit).

2. Weitere Optionen: Erlauben Sie z.B. das Weiterleiten des Dokuments oder legen Sie die Einladungssprache fest.

3. Einladung senden: Klicken Sie abschließend auf den grünen Button, um den Prozess zu starten.

Open

8. Überprüfen des Fortschritts

Nach dem Versand können Sie den Status des Signaturprozesses jederzeit im Dashboard oder direkt im Dokument unter dem Reiter „Empfänger:innen“ verfolgen.

Open

9. Nachträgliche Änderungen

Solange der Prozess läuft, können Sie im Dokument jederzeit:

• Erinnerungseinstellungen anpassen

• Einstellungen einsehen

• Weitere Empfänger:innen zu dem Dokument hinzufügen

• Mit Klick auf den Pfeil (>) neben einer Person die gesetzten Felder für diese Person überarbeiten (sofern diese noch nicht unterschrieben hat)

• Einladung erneut senden

• Den:die Empfänger:in ganz löschen