💡 Auf einen Blick

Kontakte und Gruppen helfen Ihnen Ihre Signaturprozesse einfach zu organisieren. In sproof Sign können Sie Kontakte manuell anlegen oder als CSV-Datei importieren sowie exportieren. Als Plan Admin können Sie zusätzlich Plankontakte hinzufügen, die für Ihr gesamtes Team verfügbar sind.

📑 Schritt für Schritt Anleitung

1. Die Kontaktliste in sproof Sign

Kontakte werden unterschieden in persönliche Kontakte und Plan Kontakte. Ihre persönlichen Kontakte sind jene, die Sie selbst hinzufügen oder hochladen und nur Sie sehen können. Plan Kontakte hingegen werden vom Plan Admin verwaltet und sind für alle Plan Mitglieder sichtbar. Sie können von Plan Mitgliedern nicht bearbeitet oder gelöscht werden.

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1. Um zu den Kontakten zu gelangen, klicken Sie links in der Sidebar auf den Eintrag "Kontakte und Workflows".

2. Dort sehen Sie mehrere Reiter: "Kontakte", "Gruppen" und "Workflows". Plan Admins haben zusätzlich einen vierten Tab "Plan Kontakte". Als Plan Mitglied sehen Sie im Tab "Kontakte" Ihre persönlichen Kontakte sowie Plan Kontakte in einer gemeinsamen Liste. Plan Kontakte sind mit einem Personen-Symbol gekennzeichnet. Plan Kontakte können nur von Admins bearbeitet oder gelöscht werden.

3. Klicken Sie auf das Filter-Symbol rechts neben den Tabs, um weitere Spalten (z.B. Erstellungsdatum, Firma, Adresse,...) in der Kontaktliste ein-und auszublenden.

4. Im Suchfeld rechts oben können Sie nach bestehenden Kontakten suchen.

5. Klicken Sie auf den Button "Kontakte verwalten" links neben dem Suchfeld, um einen neuen Kontakt zu erstellen, eine Kontaktliste zu importieren oder ihre Kontakte zu exportieren. Diese Funktionen werden im Folgenden näher beschrieben.

2. Kontakte verwalten

Kontakte erstellen:

• Unter "Kontakte verwalten" → "Neuen Kontakt erstellen" wählen.

• Im Dialogfenster Vorname, Nachname und primäre E-Mail (Pflichtfelder) eingeben.

• Optional unter "Zusätzliche Kontaktinformationen" weitere Daten ergänzen.

• Mit "Kontakt erstellen" speichern. Der neue Kontakt erscheint in der Liste.

Kontakte importieren:

Ein schneller Weg, um alle Ihre Kontakte auf einmal in sproof Sign anzulegen, ist der Import als CSV-Datei. Wählen Sie dazu unter "Kontakte verwalten" die Option “Kontakte als CSV importieren”. Ihr File-Browser wird geöffnet und Sie können nun eine vorbereitete CSV-Datei auswählen und hochladen. Eine CSV-Datei können Sie z.B. mit Microsoft Excel oder Google Spreadsheets erstellen.

Wichtig ist, dass die Spalten in Ihrer Tabelle den gleichen Namen haben, wie jene in der sproof Datenbank, damit das System Sie erkennt und richtig zuordnen kann. Verwenden Sie die folgenden Spaltennamen für Ihre CSV Tabelle:

• firstName

• lastName

• street

• zip

• city

• country

• workPhone

• company

• jobTitle

• department

• primaryEmail

Die Spalten “firstName”, “lastName” und “primaryEmail” müssen unbedingt ausgefüllt sein (diese sind Pflichtfelder). Die restlichen Spalten sind optional. Im folgenden Beispiel sehen Sie eine beispielhafte CSV-Tabelle.

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Kontakte exportieren

Sie können entweder eine vollständige Liste aller Kontakte herunterladen oder einzelne Kontakte auswählen, die sie herunterladen möchten:

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1. Um eine vollständige Liste aller Kontakte herunterzuladen, wählen Sie unter "Kontakte verwalten" die Option “Kontakte als CSV exportieren”. Ihre Kontaktliste wird als CSV-Datei heruntergeladen und lokal auf Ihrem Gerät abgelegt.

2. Um einzelne Kontakte herunterzuladen, wählen Sie diese in der Kontaktliste aus, indem Sie die Checkbox selektieren

3. Klicken Sie anschließend auf den Button “Herunterladen” rechts.

3. Gruppen anlegen und verwalten

Mit Gruppen können Sie die Signaturprozesse in Ihrem Unternehmen deutlich beschleunigen. Wir haben die Gruppenfunktion für Sie überarbeitet, um sie noch flexibler zu gestalten. Hier sind die wichtigsten Neuerungen im Überblick:

1. Gruppen erstellen – So funktioniert es:

Klicken Sie auf „Gruppe erstellen“. Sie können nun zwischen zwei verschiedenen Gruppentypen wählen:

• Nur Plan-Mitglieder: Diese Gruppe besteht ausschließlich aus Mitglieder Ihres Plans. Der Vorteil: Mit diesen Gruppen können Sie Workflows und andere Informationen teilen.

• Externe erlaubt: Hier können Sie sowohl Plan-Mitglieder als auch externe Personen (z. B. Kunden oder Partner) hinzufügen. In der Suche erkennen Sie sofort am Hinweis neben dem Namen, wer extern ist.

Sobald Sie Ihre Auswahl getroffen und die Mitglieder hinzugefügt haben, klicken Sie auf „Gruppe erstellen“. In Ihrer Übersicht sehen Sie nun direkt, um welchen Gruppentyp es sich handelt.

2. Gruppen teilen

Bisher konnten Sie Gruppen entweder mit dem gesamten Plan teilen oder gar nicht. Ab sofort haben Sie die volle Kontrolle:

Sie können Gruppen nun gezielt für einzelne Personen oder bestimmte interne Teams freigeben. Bitte beachten Sie, dass das Teilen von Gruppen nur innerhalb Ihres Plans (intern) möglich ist.

Und so geht’s:

1. Klicken Sie in der Detailansicht der Gruppe auf das Teilen-Symbol.

2. Es öffnet sich ein Fenster: Hier können Sie entweder per Schieberegler die Gruppe für den gesamten Plan freigeben oder über das Suchfeld einzelne Personen und Gruppen auswählen.

3. Bestätigen Sie mit „Gruppe teilen“.

Woran erkenne ich geteilte Gruppen? Ein grünes Teilen-Symbol neben dem Gruppennamen zeigt Ihnen sofort an, dass diese Gruppe für andere freigegeben wurde. Möchten Sie die Einstellungen ändern? Klicken Sie einfach erneut auf das Symbol, entweder direkt neben dem Namen oder in der Detailansicht.

3. Dokument an eine Gruppe senden

Es gibt die Möglichkeit direkt ein Dokument an die gesamte Gruppe zu versenden. Klicken Sie hierfür in den Gruppen Details auf “Dokument an Gruppe senden”.