💡 Auf einen Blick

Ein Serienbrief ist ein Dokument, das in großen Stückzahlen an verschiedene Empfänger:innen verschickt wird, wobei der Hauptteil des Textes immer gleich bleibt. Nur bestimmte Angaben, wie z. B. der Name oder die Adresse der:des Empfänger:in, werden durch individuelle Daten aus einer Datenbank ersetzt.

Serienbriefe lassen sich mit verschiedenen Tools erstellen, z. B. mit Microsoft Word. Der Serienbrief kann anschließend in sproof sign über die UI oder API hochgeladen werden und an die hinterlegten Empfänger:innen zur Unterschrift versendet werden.

Die Kernfunktionen für Serienbriefe in sproof sign:

• Serienbrief + Liste der Empfänger:innen hochladen

• Serienbrief und hinterlegte Empfänger:innen werden von sproof sign erkannt

• Serienbrief wird in Einzeldokumente zerteilt

• Jede:r Empfänger:in erhält ein separates Dokument mit der Aufforderung, dieses zu signieren

• Signierte Dokumente werden automatisch an den:die Sender:in retourniert

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📑 Schritt für Schritt Anleitung

1. Serienbrief erstellen

1. Beginnen Sie damit, Ihren Serienbrief mit einem geeigneten Tool zu erstellen. In diesem Tutorial verwenden wir Microsoft Word. Anleitungen dazu finden Sie online.

2. Damit sproof später die Kontakte/Unterschriftenpositionen auslesen und den Serienbrief an den richtigen Stellen zerteilen kann, müssen Sie beim Erstellen der Serienbrief-Vorlage unbedingt folgende Marker setzen:
   
   

   1. Marker für Signaturposition: Setzen Sie diesen Marker an jede Stelle, an welcher später die Signatur platziert werden soll. Wichtig hierbei ist, dass Sie Platzhalter anstatt echter Kontaktdaten verwenden (in diesem Beispiel Vorname, Nachname und EMailAdresse). Die Platzhalter werden später durch Kontaktdaten aus Ihrer Liste ersetzt:

      {sproof{«Vorname»,«Nachname» ,«EMailAdresse» ,1}sproof}

   2. Marker am Ende der Vorlage: Damit sproof später die Stellen erkennen kann, an welchen der Serienbrief zerteilt werden soll, ist ein Marker am Ende der Vorlage nötig. Wenn Ihre Vorlage z.B. drei Seiten lang ist, fügen Sie den Marker am Ende der letzten Seite ein:

      {sproof{end}sproof}

2. Serienbrief in sproof sign hochladen und versenden

1. Laden Sie das exportierte PDF auf sproof sign oder über die API hoch. sproof sign erkennt Ihr Dokument automatisch als Serienbrief und öffnet ein Dialogfenster.

2. Klicken Sie neben der Liste der Empfänger:innen auf “Alle anzeigen”, um die vollständige Liste der Empfänger:innen anzuzeigen. Fehlerhafte Einträge in Ihrer Kontaktliste werden rot markiert. Beheben sie gegebenenfalls den Fehler und laden Sie das Dokument neu hoch.

3. Standardmäßig zerteilt sproof sign den Serienbrief in Einzeldokumente, welche an die jeweiligen Empfänger:innen versendet werden. Alternativ können Sie den Serienbrief ohne Zerteilen öffnen, indem Sie die Checkbox selektieren. Klicken Sie auf “Weiter”, um zum nächsten Schritt zu gelangen
   
   

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Option 1: Serienbrief in Einzeldokumente zerteilen und aussenden (Standard)

Nachdem sproof sign Ihren Serienbrief in Einzeldokumente zerteilt hat, können Sie im nächsten Schritt optionale Einstellungen für Ihre Einladung treffen:

1. Legen Sie eine Signaturart für das Dokument fest.

2. Stellen Sie ein automatisches Erinnerungsdatum und die Häufigkeit der Erinnerungen ein.

3. Stellen Sie ein Fälligkeitsdatum für das Dokument ein, sodass es zu einem späteren Zeitpunkt nicht mehr unterzeichnet werden kann.

4. Verfassen Sie eine persönliche Nachricht, welche mit der Einladungsemail versendet wird. Sie können auch aus vorherigen Nachrichten wählen.

5. Öffnen Sie den Reiter “Weitere Einstellungen” für zusätzliche Möglichkeiten, Ihre Einladung zu konfigurieren.

6. Klicken Sie auf “Einladungen senden”, um jedem:jeder Empfänger:in ein Einzeldokument zur Unterzeichnung zu senden.

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Option 2: Serienbrief nicht in Einzeldokumente zerteilen und hochladen

Wenn Sie beim Hochladen des Serienbriefs die Checkbox aktiviert haben, wird er als durchgängiges Dokument in sproof sign geöffnet. Hinterlegte Empfänger:innen bleiben gespeichert. Sie können das Dokument nun weiter bearbeiten oder direkt an die hinterlegten Kontakte versenden:

1. Weiter bearbeiten: Der Serienbrief wird als Ganzes geöffnet. Sie haben nun die Möglichkeit, das Dokument selbst zu unterschreiben, Formularfelder zu bearbeiten oder die Empfänger:innen anzupassen. Sie können das Dokument nun nicht mehr in Einzeldokumente zerteilen. Wenn Sie es versenden, erhalten alle Empfänger:innen das gesamte Dokument.

2. Alle einladen: Versenden Sie den vollständigen Serienbrief mit einem Klick an die hinterlegten Empfänger:innen. Alle Kontakte erhalten das gesamte Dokument.

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3. Fortschritt der Unterschriften im Dashboard verfolgen

Nachdem Sie den Serienbrief versendet haben wird er als Einzeldokumente (bei Option 1) oder als gesamtes Dokument (bei Option 2) in Ihrem Dashboard abgelegt. Nun sind die Empfänger:innen an der Reihe, das/die Dokument(e) zu unterzeichnen. Lehnen Sie sich zurück und behalten Sie den Fortschritt im Auge.

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