Assistenz & Support
💡 Auf einen Blick
Die Funktion "Assistenz & Support" ermöglicht die sichere Delegation an Plan-Mitglieder von administrativen Aufgaben innerhalb von sproof Sign, ohne dass Login-Daten geteilt werden müssen.
Die Sicherheit wird durch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung per E-Mail bei jedem Zugriff und eine automatische Sitzungsbeendigung nach einer Stunde gewährleistet. Um Verwechslungen zu vermeiden, wird der Assistenz-Modus durch eine orangefarbene Benutzeroberfläche visuell hervorgehoben.
Es gilt eine strikte Trennung der Befugnisse: Assistent:innen können administrative Vorarbeiten leisten, jedoch niemals im Namen der delegierenden Person signieren. Dieser Schritt bleibt ausschließlich dem Account-Inhaber vorbehalten, um die Rechtsgültigkeit zu wahren.
Wichtig:
Voraussetzung für die Nutzung ist, dass beide Parteien, also die assistierende und die Person, die assistiert wird, eine User+ Lizenz besitzen.
Admins können als Assistenz definiert werden, können jedoch selber keine Assistent:innen festlegen.
Dies ist ein Enterprise-Feature. Die Freischaltung erfolgt individuell auf Anfrage durch unseren Customer Support contact@sproof.com
📑 Schritt-für-Schritt Anleitung
Video-Tutorial
Unsere Produktexperten Philipp Gernerth und Alexander Nini führen Sie im Video-Tutorial durch die neue Funktion und zeigen konkrete Anwendungsfälle.
Assistent:in hinzufügen
Navigieren Sie in Ihrem Dashboard links unten zu den Einstellungen und wählen Sie den Menüpunkt "Assistenz & Support".
Klicken Sie auf den Button "Assistent hinzufügen", um das Konfigurationsfenster zu öffnen.
Geben Sie den Namen des gewünschten Plan-Mitglieds ein.
Optional können Sie ein Ablaufdatum festlegen, an dem die Zugriffsrechte automatisch erlöschen.
Bestätigen Sie den Vorgang. Die Person erscheint nun in Ihrer Liste und kann dort jederzeit bearbeitet oder entfernt werden.
Insgesamt können maximal 5 Personen als Assistent:in hinterlegt werden.
In den Assistenz-Modus wechseln (für Assistent:innen)
Klicken Sie auf Ihr Profilbild in der rechten oberen Ecke der Navigationsleiste.
Wählen Sie im erscheinenden Menü den Account aus, den Sie unterstützen möchten.
Aus Sicherheitsgründen wird Ihnen ein Zugangscode per E-Mail zugesendet. Geben Sie diesen Code in das Eingabefeld ein, um die Sitzung zu starten.
Arbeiten im Assistenz-Modus
Sobald der Modus aktiv ist, ändert sich das Erscheinungsbild von sproof Sign. Ein oranger Rahmen und ein Hinweis-Panel mit dem Text "Sie assistieren: [Name]" zeigen Ihnen permanent an, dass Sie nicht in Ihrem eigenen Account arbeiten.
Sie können nun Dokumente vorbereiten und Einladungen versenden. Das Signieren von Dokumenten ist in diesem Modus technisch blockiert. Die Sitzung wird nach einer Stunde Inaktivität automatisch beendet.
Sitzung beenden und Überprüfung
Um zu Ihrem eigenen Account zurückzukehren, klicken Sie links unten oder im Profil-Menü auf den Button "Assistenz beenden". Ein direkter Wechsel zwischen verschiedenen assistierten Accounts ist nicht möglich; die aktuelle Sitzung muss stets zuerst beendet werden.
Alle Aktionen werden protokolliert. Im Bereich "Login Verlauf" in den Einstellungen können Sie jederzeit einsehen, wann und durch wen ein Zugriff auf das Konto erfolgt ist.