Dokumentensichtbarkeit in Mappen festlegen
💡Auf einen Blick
Mit der Funktion Dokumentensichtbarkeit in Mappen steuern Absender:innen präzise, welche Empfänger:innen bestimmte Dokumente innerhalb einer Dokumentenmappe einsehen dürfen. Standardmäßig haben alle Empfänger:innen Zugriff auf den gesamten Inhalt einer Mappe. Diese Funktion ermöglicht jedoch eine granulare Rechtevergabe, sodass vertrauliche oder irrelevante Dokumente für bestimmte Beteiligte ausgeblendet werden.
Dies ist besonders nützlich, um Signaturprozesse zu optimieren, indem verschiedene Vorgänge in einer einzigen Mappe gebündelt werden, ohne den Datenschutz zwischen unterschiedlichen Gruppen zu verletzen. So kann beispielsweise ein allgemeines NDA mit allen Parteien geteilt werden, während ein spezifischer interner Vertrag nur für bestimmte Personen sichtbar bleibt.
📖 Voraussetzungen und Einschränkungen
Diese Funktion steht in allen kostenpflichtigen Plänen zur Verfügung. Wichtig zu beachten ist, dass zwar der Inhalt eines Dokuments verborgen wird, die Anwesenheit anderer Empfänger in der Mappe jedoch sichtbar bleibt. Alle Beteiligten können sehen, wer am Prozess teilnimmt, unabhängig von den Zugriffsrechten auf einzelne Dateien.
📑 Schritt-für-Schritt Anleitung
Ausblenden von Dokumenten
Laden Sie mehrere Dokumente in den sproof Sign Editor, um eine Dokumentenmappe zu erstellen. Navigieren Sie anschließend zum Reiter "Empfänger:innen" und fügen Sie alle benötigten Unterzeichner oder Betrachter hinzu.
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Dokumentensichtbarkeit festlegen", um die Berechtigungen zu konfigurieren.
Es öffnet sich ein Overlay, das eine Matrix aus allen Empfängern und Dokumenten anzeigt. Entfernen Sie die Häkchen in den Kästchen, um ein Dokument vor einer bestimmten Person zu verbergen. Standardmäßig sind alle Häkchen gesetzt, was bedeutet, dass das Dokument sichtbar ist.
Hinweis: Jedes Dokument muss für mindestens eine Person sichtbar bleiben.
Speichern Sie Ihre Konfiguration. Zurück im Editor sehen Sie nun visuelle Indikatoren: Empfänger, denen der Zugriff auf ein bestimmtes Dokument entzogen wurde, werden neben mit einem ausgegrauten Avatar dargestellt.
Schließen Sie den Vorgang ab und versenden Sie die Dokumentenmappe wie gewohnt.
Ansichten für Absender und Empfänger
Der Absender behält jederzeit den vollen Überblick. In der Dokumentenliste werden Empfänger ohne Zugriffsrecht ausgegraut dargestellt. Zudem zeigt die Seitenleiste unter "Empfänger-Details" den genauen Status an, beispielsweise "Zugriff auf 3 von 4 Dokumenten".
Empfänger mit eingeschränkten Rechten sehen nach dem Öffnen der Mappe nur jene Dokumente, für die sie eine Berechtigung erhalten haben. Andere Dokumente sind für sie weder sichtbar noch zugänglich. Sie können jedoch in der Übersicht aller Beteiligten sehen, welche anderen Personen in diesen Prozess involviert sind.