Löschkonzept
💡 Auf einen Blick
Sie können in sproof sign verschiedene Intervalle (30, 60, 90, 120, 150, 180 oder 365 Tage) festlegen, sowie Löschregeln basierend auf dem Status eines Dokuments definieren.
Hinweis: Als Plan-Admin können Sie zusätzlich zum Löschkonzept für Ihre Dokumente, das Löschkonzept für den gesamten Plan verwalten.
→ Eine Erklärung dazu finden Sie im Modul Löschkonzept (Gesamter Plan).
📑 Schritt-für-Schritt-Anleitung
1. Meine Einstellungen
Hinweis: Diese Einstellungen stehen einem Plan-Mitglied nur zur Verfügung, wenn der Plan-Admin die Einstellung “User hat freie Wahl” aktiviert hat.
Diese Einstellungen betreffen Ihren eigenen Account und somit die Dokumente die Sie selbst hochgeladen haben.
Sie können unter Einstellungen > Löschkonzept > Meine Einstellungen verschiedene Intervalle (30, 60, 90, 120, 150, 180 oder 365 Tage) festlegen, sowie Löschregeln basierend auf dem Status eines Dokuments definieren.
Dabei wird zwischen folgenden Dokumenten Status unterschieden:
Abgeschlossene Dokumente: Dokumente, die vollständig unterzeichnet oder bearbeitet wurden.
Nicht abgeschlossene Dokumente: Dokumente, die noch auf Unterschriften oder weitere Bearbeitung warten.
Entwürfe: Dokumente, die noch bearbeitet werden und noch nicht versendet wurden.
Standardmäßig ist die automatische Löschung deaktiviert. Alternativ können Sie festlegen, dass die User:innen diese Option selbst konfigurieren.
Der Timer für ein Dokument beginnt mit dem Hochladen. Bei jeder Aktualisierung des Dokuments, beispielsweise durch eine Unterschrift, wird der Zähler zurückgesetzt und beginnt wieder bei Null.
Sie erhalten eine E-Mail mit einer Liste aller Dokumente, die in den nächsten 10 Tagen gelöscht werden. Nach Ablauf dieser 10-tägigen Frist werden die Dokumente endgültig gelöscht.
Beispiel für die Löschlogik: Angenommen, Sie haben die automatische Löschung auf 30 Tage eingestellt.
Sie laden ein Dokument hoch. Der Timer beginnt bei Null. Nach 10 Tagen laden Sie zwei Empfänger ein, das Dokument zu unterzeichnen.
Durch die Einladung der Empfänger wird das Dokument aktualisiert. Der Zähler wird zurückgesetzt und beginnt wieder bei Null.
Der erste Empfänger unterzeichnet noch am selben Tag, der zweite Empfänger jedoch erst am 29. Tag. In der Zwischenzeit erhält der Administrator am 20. Tag eine E-Mail über die geplante Löschung in 10 Tagen.
Wenn der zweite Empfänger unterschreibt, wird das Dokument erneut aktualisiert und der Zähler auf Null zurückgesetzt.
Sie haben nun weitere 30 Tage Zeit, um das Dokument weiter zu bearbeiten. Wenn Sie es danach unverändert lassen, wird es nach 20 Tagen zum Löschen vorgemerkt und der Administrator erhält erneut eine E-Mail. Nach weiteren 10 Tagen wird es endgültig gelöscht.
Hinweis: Die betroffenen Dokumente werden auch aus dem sproof sign Dashboard von externen Parteien gelöscht, mit denen Sie die Dokumente zuvor geteilt haben.
Sie können Ihre Dokumente jederzeit inklusive der überprüfbaren PDF-Signaturen herunterladen und in einer externen Ablage archivieren.
2. Manuelles Löschen von Dokumenten
Selbstverständlich ist es auch möglich, Dokumente manuell zu löschen, wobei Sie hier unterscheiden können, ob Sie die Dokumente nur für sich selbst löschen möchten oder auch für externe Personen, mit denen Sie das Dokument geteilt haben. Klicken Sie dazu auf die drei Punkte bei einem Listeneintrag (Dokument) in Ihrem Dashboard.
