💡 Auf einen Blick

Alle User:innen, für die per Rollenkonzept das Funktionspaket „Administrieren“ aktiviert wurde, können Plan-Einstellungen vornehmen. Sie beeinflussen die Nutzung und das Verhalten von sproof sign auf globaler Ebene und sind von den nutzerbasierten Einstellungen, die im Zuge des Rollenkonzepts in sproof Sign funktionieren, entkoppelt.

Hinweis: Eine Beschreibung zu den Einstellungen der QES finden Sie im Modul “QES Einstellungen für Plan-Admins”.

📑 Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Plan-Einstellungen aufrufen

Klicken Sie im Dashboard unten links auf “Einstellungen”, um in die Einstellungen zu gelangen.
Alternativ können Sie in der Navigationsleiste oben auf Ihr Profilbild und anschließend auf “Einstellungen“ klicken.
Wählen Sie in den Einstellungen im Menü links den Eintrag “Plan-Einstellungen”.

2. Plan-Einstellungen festlegen

Als Plan-Admin können Sie globale Regeln definieren, die von Teammitgliedern nicht verändert oder überschrieben werden können.

Hinweis: Zusätzlich zu den Plan-Einstellungen steht Ihnen das Rechte- und Rollenkonzept zur Verfügung, bei dem Sie Rollen mit bestimmten Rechten an Ihre Teammitglieder vergeben können. Sie finden die Erklärung im Modul Rechte- und Rollenkonzept.

Folgende Konfigurationen stehen Ihnen zur Verfügung:

Dokumenten- und Workflow-Einstellungen:
- Aktivieren Sie die automatische Konvertierung neu erstellter Dokumente in den archivsicheren PDF/A-Standard.
- Aktivieren Sie die Beibehaltung von PDF-Annotationen.
- Aktivieren Sie, dass Teilnehmer, welche zum Unterzeichnen oder Betrachten eines Dokuments eingeladen wurden, angemeldet sein müssen.
- Verhindern Sie, dass von Ihnen freigegebene Dokumente auch von Personen heruntergeladen werden können, die nicht bei sproof sign angemeldet sind.
- Unterbinden Sie, dass eingeladene Personen zusätzliche, nicht von Ihnen vorgesehene Signaturen auf Dokumenten platzieren können.
- Verhindern Sie, dass Empfänger:innen, die Sie einladen, selbst zusätzliche Signaturen hinzufügen können.
- Entfernen Sie die Filteroption “In der Warteschlange” im Dashboard für alle Plan-Mitglieder.
FDA-konforme Einstellungen (relevant für regulierte Branchen):
- Sorgen Sie dafür, dass bei jedem Dokumenten-Download automatisch der zugehörige Audit-Trail mitgespeichert wird.
- Erzwingen Sie, dass ausschließlich FDA-konforme Signaturkarten erstellt und verwendet werden können.
- Fordern Sie, dass alle Teammitglieder vor jeder Signatur einen persönlichen, 4-stelligen PIN eingeben müssen.
Automatische:r Betrachter:in:
- Wählen Sie eine:n Empfänger:in aus, der/die bei jeder Dokumenten-Einaldung in diesem Plan automatisch als Betrachter:in hinzugefügt wird.