Getting Started: Für Plan-Admins
Herzlich Willkommen bei sproof sign!
Als Plan-Admin verwalten Sie den sproof sign-Account Ihrer Organisation. Dieser Guide hilft Ihnen, Ihren Plan optimal einzurichten und zu nutzen.
Bei sproof sign ist zwischen Allgemeinen Einstellungen und Einstellungen im Rechte- und Rollenmanagement zu unterscheiden.
Allgemeine Einstellungen:
Diese Einstellungen beeinflussen den gesamten Plan auf einer übergeordneten Ebene und gelten für alle User:innen. Sie legen die grundlegenden Regeln fest, die für jedes Mitglied in Ihrem Plan gelten, unabhängig von seiner individuellen Rolle.Einstellungen im Rechte- und Rollenmanagement:
Diese Einstellungen betreffen nur bestimmte Gruppen von User:innen mit einer spezifischen Rolle. Sie legen fest, welche Aktionen eine Person in einem bestimmten Kontext (z.B. beim Signieren von Dokumenten) ausführen kann.
→ Für allgemeine Informationen, wie Systemanforderungen und die ersten Schritte in sproof sign, sehen Sie bitte in den Getting Started: Allgemein Guide.
📖 Allgemeine Einstellungen
Lizenz & Team
Unter Einstellungen > Lizenz & Team finden Sie eine Übersicht über Ihre Lizenzen und Teammitglieder. Sie können einsehen, wie viele User-Instanzen (Jahreslizenzen) und User+ Upgrades in Ihrem Plan enthalten sind und wie viele davon bereits genutzt werden.
Sie können jederzeit zusätzliche User:innen oder Upgrades hinzubuchen. Die Abrechnung erfolgt anteilig bis zum Ende der aktuellen Laufzeit. Die monatlichen Zusatzkosten werden Ihnen im Dashboard vor dem Kauf angezeigt.
Hier können Sie auch Ihre Signaturkontingente einsehen. Ein Fortschrittsbalken im Dashboard zeigt Ihren aktuellen Verbrauch an. Sie können weitere Signaturen erwerben, aber nicht alle Signaturtypen können nachgekauft werden. Sobald Ihr Kontingent unter 10% fällt, wird die hinterlegte Admin-E-Mail-Adresse automatisch benachrichtigt.
→ Mehr Informationen erhalten Sie im Modul Getting Started: Für Planinhaber:innen.
Plan-Einstellungen
In den Plan-Einstellungen können Sie erweiterte Konfigurationen für den gesamten Plan vornehmen. Diese Einstellungen beeinflussen, wie alle Mitglieder die Plattform nutzen und interagieren.
→ Weitere Details finden Sie in unserem Modul “Plan Einstellungen”.
Löschkonzept
Unter Einstellungen > Löschkonzept können Sie ein automatisches Löschkonzept festlegen: Sie können definieren, ob Dokumente nach einer bestimmten Anzahl von Tagen gelöscht oder unbegrenzt aufbewahrt werden sollen. Diese Regelung kann separat für abgeschlossene Dokumente, ausstehende Dokumente und Entwürfe angewendet werden. Diese zentrale Einstellung überschreibt alle individuellen Präferenzen der Nutzer:innen.
→ Die genaue Anleitung finden Sie im Modul “Löschkonzept”.
Benachrichtigungen
Unter Einstellungen > Benachrichtigungen > Einstellungen für Team Mitglieder können Sie als Admin globale E-Mail-Benachrichtigungseinstellungen für Ihr Team treffen. Diese Einstellungen überschreiben die individuellen Präferenzen der Teammitglieder. Sie können beispielsweise Marketingaktivitäten innerhalb der Anwendung und Produkt-E-Mails von sproof für Ihre Teammitglieder deaktivieren.
→ Lesen Sie mehr im Modul “Benachrichtigungen einrichten”.
Entwicklertools
In sproof sign gibt es spezielle Entwicklertools, die es Ihnen ermöglichen, die Plattform nahtlos in Ihre eigenen Systeme zu integrieren.
Mit der API von sproof sign können Sie eine Vielzahl von Prozessen automatisieren. Sie können Signaturen anfordern, die Stapelsignatur nutzen, Workflows für das Einholen von Signaturen nutzen und die Gültigkeit von Signaturen überprüfen. Außerdem ist es möglich, die Fastlane-Benutzeroberfläche und ein Signatur-Widget direkt in Ihre Website einzubinden.
→ Lesen Sie sich in unser “Für Entwickler:innen” Modul ein und erfahren Sie alle grundlegenden Voraussetzungen und Kernkonzepte, die Sie benötigen, um später erfolgreich mit der sproof API zu interagieren.
📑 Erweiterte Einstellungen
Die erweiterten Enterprise Funktionen können nur eingesehen und genutzt werden, wenn sie für Ihren Plan freigeschaltet sind. Nachfolgend sind all diese Funktionen aufgeführt. Wenn Sie eine der beschriebenen Funktionen nicht einsehen können, wenden Sie sich gerne an unser Customer-Support-Team, um die Möglichkeiten zu evaluieren und die Funktion ggf. zu aktivieren.
📧 Kontakt: support@sproof.com
🤝 Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!
Rollenmanagement
Als Admin können Sie unter Einstellungen > Lizenz & Team > Rollenmanagement erweiterte Rollen und Berechtigungen für Plan-Mitglieder konfigurieren.
sproof sign bietet fünf vordefinierte Rollen: Administrator, Developer, Sender, Signer und Standard. Zusätzlich können Sie eigene, individuelle Rollen definieren, die den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen.
→ Eine detaillierte Erklärung ist im Modul “Rechte & Rollenmanagement” zu finden.
Globale Signaturstile
Als Admin haben Sie unter Einstellungen > Signaturstile > Globale Einstellungen die Möglichkeit, globale Signaturstile für Ihr Team zu definieren. Dies sorgt für eine einheitliche visuelle Darstellung der Unterschriften im gesamten Unternehmen. Ein Signaturstil ist nicht mit der Signaturart (EES, FES, QES) zu verwechseln.
→ Weitere Informationen finden Sie im Modul “Globale Signaturstile”.
Alle Plan-Mitglieder können die Signaturstile (inkl. der globalen Stile) ebenfalls unter Einstellungen > Signaturstile > Meine Einstellungen ändern. Mehr erfahren
Administratoren eines Plans können globale Signaturstile definieren, die über das Rechte- und Rollenmanagement den Plan-Mitgliedern zugewiesen werden können.
Branding
Unter Einstellungen > Branding können Sie mit dem Enterprise Service Ihren sproof sign Account an Ihre Corporate Identity (CI) anpassen. Dazu gehören die Anpassung von Logos, Farben, E-Mail-Designs und dem Login-Bereich. Außerdem können Sie planweit Standardtexte für E-Mail-Betreff und Einladungstext festlegen.
→ Die genaue Anleitung finden Sie unter “Branding und Individualisierung”.
E-Mail Server Einstellungen
Für die Nutzung von sproof sign mit Ihrem eigenen Mailserver können Sie die Konfiguration nach Aktivierung durch unser Team direkt unter Einstellungen > Benutzerdefinierter Mailserver vornehmen. Nach Eingabe Ihrer SMTP-Zugangsdaten wird die Einrichtung geprüft und anschließend freigegeben. Beachten Sie, dass Sie danach die volle Verantwortung für den E-Mail-Versand und die Zustellung tragen.
→ Im Modul “E-Mail Server Einstellungen” finden Sie die ausführliche Anleitung.
OAuth für Call-Backs
Zu finden ist diese Funktion unter Einstellungen > OAuth für Call-Backs. Sie ermöglicht es Ihnen, die Autorisierungs-Header für Ihre Callback-URL zu konfigurieren. Durch die Erstellung eines geheimen Schlüssels wird die Datenübertragung gesichert. Dieser Schlüssel erzeugt einen Überbringer-Token, der die Integrität der Daten sicherstellt.
API Token-Verwaltung
Sie können API-Tokens für Ihre Integrationen unter Einstellungen > API Tokens verwalten, um eine sichere Kommunikation zwischen Ihren Systemen und sproof sign zu gewährleisten.
Mit sproof sign können Sie die Nutzung Ihrer API-Schnittstelle detailliert nachverfolgen und auswerten. Der Schlüssel dazu liegt in der dezentralen Verwaltung von API-Tokens.
Anstatt nur einen einzigen Haupt-Token für den gesamten Account zu verwenden, können berechtigte Benutzer oder verschiedene Systeme (z.B. Ihr HR-Tool und Ihr CRM-System) ihre eigenen, individuellen API-Tokens generieren.
Jede Anfrage, die mit einem spezifischen Token erfolgt, kann diesem eindeutig zugeordnet werden. Dies ermöglicht Ihnen differenzierte Auswertungen.
→ Erhalten Sie mehr Informationen im Modul “sproof sign API: Erste Schritte”.
Fastlane
Um Fastlane zu nutzen, muss diese Funktion in Ihrem User-Plan freigeschaltet sein.
Die Fastlane ist eine Funktion, die es Empfänger:innen ermöglicht, Ihre Dokumente mit nur wenigen Klicks auf Ihrem Mobilgerät zu signieren, ohne sich durch einen komplizierten Prozess navigieren zu müssen. Als Admin können Sie Vorlagen freigeben, die über einen Link, QR-Code oder E-Mail geteilt werden können. Empfänger:innen können diese Vorlagen dann über eine vereinfachte Ansicht schnell signieren.
Fastlane bietet einen geführten, schrittweisen Ablauf, der die Effizienz und Benutzerfreundlichkeit für Ihre Empfänger massiv erhöht. Sie können den gesamten Signaturprozess dabei individuell anpassen und konfigurieren, indem Sie ein Fastlane-Profil erstellen.
Weitere Details finden Sie in unserem Modul “Fastlane UI”. Für Entwickler:innen steht das Modul “Einholen von Signaturen via Fastlang (API)” zur Verfügung.
Hier eine beispielhafte User Journey:
Vor-Ort-Signatur
Über den sproof sign Customer Support kann ein Kontingent freigeschalten werden, sodass alle Mitglieder des Plans Zugang zur Vor-Ort Signatur haben und diese für Einladungen zu Dokumenten verwenden können. Die Funktion Vor-Ort-Signatur ermöglicht es Absendern, Dokumente von Empfängern auf ihrem eigenen Gerät unterzeichnen zu lassen.
Dieses Feature nutzt ausschließlich Einfache Elektronische Signaturen (SES). Absender können Empfänger für das persönliche Signieren in den Empfängereinstellungen konfigurieren. Dadurch lässt sich die Funktion nahtlos in bestehende Workflows integrieren und auch nach dem Versand noch anpassen.
Synchronisation von Microsoft Outlook Kontakten
In den Einstellungen von sproof sign können Sie die Synchronisation Ihrer persönlichen Microsoft Outlook-Kontakte starten. Voraussetzung hierfür sind ein Login mit Ihrem Microsoft-Konto sowie eine einmalige Freigabe durch einen Administrator in Entra ID, damit sproof sign die notwendige Leseberechtigung erhält. Nachdem Sie die erste Synchronisation manuell gestartet haben, erfolgt der Abgleich automatisch jede Nacht, um Ihre Kontaktliste stets aktuell zu halten. Bitte beachten Sie, dass diese Funktion ausschließlich für Ihre Kontakte gilt und Plankontakte nicht unterstützt werden. Zudem ist es wichtig zu wissen, dass Kontakte direkt in Outlook gelöscht werden müssen, da sie andernfalls bei der nächsten Synchronisation wieder in sproof sign erscheinen.
→ Eine genaue Anleitung finden Sie im Modul https://sproof.atlassian.net/wiki/spaces/Academy/pages/1313144833
Planstatistiken
Die Planstatistiken stehen nach Aktivierung in Ihrem User-Plan unter Lizenz & Team > Plan Statistiken herunterladen als CSV Export zur Verfügung. So können Sie ein differenziertes Bild über gesetzte Signaturen erhalten.
Eigene Zertifikate hinterlegen
Über Einstellungen > Zertifikate können Sie, wenn Sie bereits ein gültiges Zertifikat besitzen (z. B. von einem QTSP – Qualified Trust Service Provider), können Sie dieses selbständig in Ihrem Plan hochladen Diese Zertifikate sind digitale Ausweise, die die Identität des Unterzeichnenden eindeutig bestätigen. Im Unternehmenskontext wird diese Technologie als Unternehmenssiegel (SEAL) bezeichnet und kann von Ihnen als Plan-Administrator flexibel für das gesamte Team oder einzelne Mitarbeiter freigegeben werden. Dieses Zertifikat steht als zusätzlicher Signaturstil zur Auswahl und wird ausschließlich an fortgeschrittenen Signaturen angebracht.
Zertifikate können direkt via sproof bezogen werden. Kontaktieren Sie hierfür einfach unseren Customer Support.
→ Für weitere Details steht Ihnen unser Modul “Unternehmenssiegel & Zertifikate” zur Verfügung.