Herzlich Willkommen bei sproof sign. 

Was ist sproof sign?

sproof sign ist eine führende europäische Lösung für digitale Unterschriften – entwickelt für Unternehmen und Organisationen, die keine Kompromisse bei Sicherheit, Rechtsgültigkeit und Effizienz machen. Die Plattform unterstützt alle eIDAS-konformen Signaturstandards – von der einfachen bis zur qualifizierten Signatur – und ermöglicht über den integrierten eID-Hub das europaweite Einholen qualifizierter Signaturen inklusive Identifikation.

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📑 Erste Schritte mit sproof sign

Registrierung & Anmeldung

Bevor Sie mit dem elektronischen Signieren, Genehmigen und Verwalten von Dokumenten in sproof sign beginnen können, müssen Sie sich zuerst registrieren und anmelden. 

Registrierung

Sie haben verschiedene Möglichkeiten, sich zu registrieren. Der Ablauf hängt davon ab, ob Sie von der Plan-Administration eingeladen werden oder sich selbst einen Account erstellen.

1. Einladung durch die Plan-Administration per E-Mail
   Wenn Sie von der Plan-Administration zu einem offiziellen Unternehmensplan hinzugefügt werden, erhalten Sie eine Einladungs-E-Mail. Sie können die Einladung annehmen oder ablehnen. 

2. Registrierung durch die Plan Administration bereits erfolgt
   Falls Ihr Plan-Admin die Einstellung für eine automatische Hinzufügung aktiviert hat, müssen Sie sich nicht registrieren, sondern können sich direkt via Single-Sign-On (SSO) anmelden (zum Beispiel über Microsoft).

3. Registrieren für die Einzelbenutzung oder die private Nutzung
   Wenn Sie selbst eine Lizenz online erworben haben oder sproof sign mit der privaten kostenlosen Lizenz verwenden möchten, können sich direkt selbst registrieren.
   Gehen Sie dafür auf https://sign.sproof.com/#/start/login, geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und legen Sie ein Passwort fest. Anschließend erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail, die Sie öffnen müssen.
   Alternativ können Sie sich mit einem Drittanbieter (z.B. Google) registrieren. In diesem Fall erhalten Sie eine E-Mail mit einem PIN-Code zur Bestätigung.

Anmeldung

Nach der Registrierung können Sie sich jederzeit auf der Startseite von sproof sign mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort anmelden. Wenn Ihr Unternehmen Single-Sign-On (SSO) nutzt, können Sie sich auch direkt über diesen Weg einloggen.

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Profil einrichten

Profil Informationen ergänzen

Unter Einstellungen > Profil können Sie Ihre persönlichen Daten angeben und ein Profilbild festlegen.

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Signaturstile

Sie können diese jederzeit unter Einstellungen > Signaturstile einsehen und neue hinzufügen.

Ein Signaturstil ist die visuelle Darstellung Ihrer Unterschrift. Er steht in keinem Zusammenhang mit der rechtlichen Signaturart (EES, FES, FES Plus oder QES). Es wird zwischen Signaturstilen und Initialenstilen unterschieden:

• Signaturstil: Verwendet Ihren vollständigen Namen und kann zusätzliche Informationen wie Profilbild oder Jobbezeichnung anzeigen.

• Initialenstil: Besteht lediglich aus den Initialen Ihres Vor- und Nachnamens.

Standardmäßig werden aus Ihren Profilinformationen Signaturstile erstellt. 

→ Weitere Informationen finden Sie im Modul “Signaturstile erstellen”.

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Benachrichtigungen einrichten

In den Einstellungen können Sie E-Mail-Benachrichtigungen festlegen.

→ Eine genaue Anleitung zum Einrichten der Benachrichtigungen finden Sie im Modul “Benachrichtigungen einrichten”.

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QES Identifikation

Um eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) nutzen zu können, ist eine einmalige Identifikation erforderlich. Dieser Prozess stellt sicher, dass Ihre digitale Signatur eindeutig Ihnen zugeordnet und rechtlich anerkannt wird.

→ Für ausführliche Details zur QES Identifikation wechseln Sie ins Modul “QES Identifikation”.

Selbst signieren

Signaturstandards

sproof sign bietet vier eIDAS-konforme Signaturarten an: 

die Einfache elektronische Signatur (EES), die Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES), die Fortgeschrittene elektronische Signatur Plus (FES PLUS) und die Qualifizierte elektronische Signatur (QES).

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→ Eine genaue Erklärung finden Sie im Modul “E-Signaturstandards”.

Dokumente hochladen

Um Ihren ersten Signaturprozess zu starten, laden Sie zuerst ein oder mehrere Dokument(e) hoch, indem Sie im Dashboard auf „Dokument hochladen“ klicken. Sie können Ihre Datei(en) per Drag & Drop in das graue Feld ziehen oder das Feld anklicken, um sie auszuwählen. sproof sign unterstützt eine Vielzahl von Dateiformaten und konvertiert diese automatisch in ein PDF. 

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Dokument vorbereiten (Formularfelder)

Sobald Ihr Dokument im Editor geöffnet ist, können Sie Formularfelder hinzufügen.

• Klicken Sie in der rechten Sidebar auf „Dokument bearbeiten“.

• Platzieren Sie die gewünschten Formularfelder per Drag & Drop oder mit einem Doppelklick auf dem Dokument. Einige Felder werden bereits mit Ihren Profilinformationen befüllt.

• Wenn Sie das Dokument selbst unterschreiben, finden Sie die Felder im Reiter „Unterschriften & Formularfelder“.

→ Eine genaue Anleitung finden Sie im Modul “Formulare vorbereiten”.

Signaturstandard auswählen

Um Ihren Signaturstandard (EES, FES, FES Plus, QES) auszuwählen, navigieren Sie in der rechten Sidebar zum Bereich „Selbst unterschreiben“.

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→ Details finden Sie im Modul “Sicherheit & Compliance”.

Signieren

• Platzieren Sie mindestens ein Signatur- oder Initialfeld auf dem Dokument.

• Wählen Sie Ihren gewünschten Signaturstil.

• Klicken Sie abschließend auf „Jetzt signieren“.

• Falls Sie eine qualifizierte Signatur (QES) verwenden, müssen Sie die Signatur mit einem zweiten Faktor abschließen.

Signaturanfragen beantworten

Wenn Sie zu einer Signatur eingeladen wurden, können Sie die Anfrage wie folgt bearbeiten:

• Öffnen Sie das Dokument über den Link in der E-Mail-Einladung oder direkt aus Ihrem Dashboard.

• Sie werden automatisch zum Reiter „Selbst unterschreiben“ geleitet.

• Wählen Sie einen Signaturstandard und Signaturstil, sofern vom Absender nicht anders festgelegt.

• Füllen Sie alle Pflichtfelder aus und klicken Sie auf „Jetzt signieren“ oder auf „Ablehnen“, falls Sie das Dokument nicht unterschreiben möchten.

→ Die ausführliche Anleitung zum Beantworten von Signaturanfragen finden Sie im Modul “Selbst Signieren, Genehmigen, Betrachten”.

Zur Signatur einladen

Dokument hochladen

Nachdem Sie sich angemeldet haben, können Sie ein Dokument oder eine Dokumentenmappe hochladen oder mit einer Vorlage beginnen, die Sie zur Signatur versenden möchten.

Workflow & Rollen festlegen

Sie können den Signaturprozess flexibel steuern:

Steuern Sie den Signaturprozess, indem Sie die Reihenfolge festlegen und Rollen wie „Unterzeichner:in“, „Genehmiger:in“ oder „Betrachter:in“ zuweisen. Sie können auch individuelle Signaturstandards pro Person festlegen.

→ Für Details wechseln Sie ins Modul “Signaturen einholen mit Workflow”.

Signaturpositionen & Formularfelder platzieren

Platzieren Sie für jede:n Unterzeichner:in mindestens einen Platzhalter für die Signatur oder Initialen. Sie können auch weitere Felder hinzufügen, deren Größe und Position anpassbar ist.

→ Die ausführliche Anleitung finden Sie im Modul “Formulare vorbereiten”.

Empfänger:innen hinzufügen

• Das Dokument wird im Editor geöffnet.

• Navigieren Sie in der rechten Sidebar zum Reiter „Empfänger:innen“.

• Geben Sie die E-Mail-Adressen der gewünschten Empfänger:innen ein oder wählen Sie Kontakte, Gruppen oder gespeicherte Workflows aus.

Einladung versenden

• Legen Sie einen eindeutigen Betreff für die Einladungs-E-Mail fest.

• Verfassen Sie eine allgemeine Nachricht oder eine individuelle Nachricht für jeden Empfänger.

• Optional können Sie ein Erinnerungsdatum festlegen, ab dem automatische Erinnerungen gesendet werden, sowie ein Fälligkeitsdatum, bis zu dem die Aktionen abgeschlossen werden müssen.

• Klicken Sie abschließend auf „Einladung senden“.

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→ Die genaue Anleitung zum Hinzufügen von Empfänger:innen und zum Versenden von Einladungen finden Sie im Modul “Signaturfortschritt & Erinnerungsfunktion”.

Fortschritt prüfen

• Den Status Ihres Dokuments sowie den Fortschritt der einzelnen Empfänger:innen können Sie jederzeit im Dashboard einsehen.

• In der Spalte „Dokumentenstatus“ sehen Sie den aktuellen Fortschritt des Dokuments.

• Eine vollständige Liste aller Empfänger:innen und deren Status finden Sie im Dokumenten-Editor unter dem Reiter „Empfänger:innen“.

• Indem Sie die Maus über das Status-Symbol bewegen, erhalten Sie eine detaillierte Beschreibung.

→ Die genaue Anleitung finden Sie im Modul “Signaturfortschritt & Erinnerungsfunktion”.

Signaturen prüfen

• sproof sign ermöglicht es Ihnen, die Gültigkeit einer digitalen Signatur direkt im Tool zu prüfen.

• Bewegen Sie die Maus über eine Signatur, um den Namen, das Datum und die E-Mail-Adresse der signierenden Person zu sehen.

• Für genauere Informationen klicken Sie auf die Signatur, um Details zur Signatur- und Zertifikatsprüfung zu erhalten.

• Sie können auch einen Audit-Trail herunterladen, der detaillierte Informationen zum Unterschriftenverlauf enthält.

→ Detaillierte Informationen finden Sie im Modul “Signaturen prüfen & Auditfunktion”.

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Dokumente verwalten

• Das Dashboard dient als zentraler Ort für die Verwaltung Ihrer Signaturprozesse.

• Sie können Dokumente suchen, filtern und ihren Status verfolgen oder manuell anpassen.

• Über das Drei-Punkte-Symbol in der Dokumentenliste können Sie auf ein Menü mit weiteren Aktionen zugreifen.

• Sie können die aktuelle Version eines Dokuments als PDF herunterladen.

→ Die genaue Anleitung zum Verwalten von Dokumenten finden Sie im Modul “Dokumente verwalten / Dashboard”.

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📖 Weitere Informationen

Systemanforderungen 

sproof sign ist primär für die Verwendung auf Desktop-Geräten optimiert. Das reine Signieren ist auch für mobil optimiert. Die Anwendung ist mit den gängigen Web-Browsern kompatibel, einschließlich Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge und Apple Safari. Um eine optimale Leistung zu gewährleisten, empfiehlt es sich, immer die neueste Version des jeweiligen Browsers zu verwenden. Zudem wird für eine optimale Leistung eine maximale Dokumentengröße von 30MB empfohlen.

Internetverbindung und E-Mail-Zugriff

Für die Nutzung von sproof sign ist eine stabile und schnelle Internetverbindung erforderlich. Dies gewährleistet, dass Dokumente reibungslos hochgeladen, signiert und heruntergeladen werden können. Zudem ist ein sicherer Zugriff auf Ihr E-Mail-Programm unerlässlich. Der sproof sign-Account und die Signaturprozesse sind direkt mit Ihrer E-Mail-Adresse verknüpft. Jede Signatur wird durch einen Link in einer E-Mail bestätigt, wodurch die Authentizität und Sicherheit des Prozesses gewährleistet wird. Stellen Sie sicher, dass Sie Zugang zu dieser E-Mail-Adresse haben und diese vor unbefugtem Zugriff geschützt ist.

Verwendung mit Bedienungshilfen

sproof sign ist so konzipiert, dass es für alle Nutzer:innen einfach und zugänglich ist, einschließlich jener, die auf Bedienungshilfen angewiesen sind.

Sie können sproof sign mit gängigen Hilfsmitteln wie Screenreadern und Sprachsteuerungen verwenden. Zudem wurde auf eine klare und intuitive Benutzeroberfläche geachtet, die auch per Tastaturnavigation bedienbar ist.

→ Detaillierte Informationen finden Sie im